転職アドバイスfrom採用担当者:職務経歴書・面接のOK・NG事例

転職アドバイスfrom採用担当者:職務経歴書・面接のOK・NG事例

外資系メーカーで採用を担当しているAと申します。

今勤めている会社で採用を担当するようになり2年が経ちます。

まだ立ち上げ期の会社ということもあり、各部署における増員や欠員補充が立て続いており、採用活動に追われる2年間でした。

この記事は、その経験を根拠に、採用担当者の視点から書きました。

あなたの転職活動に少しでもお役に立てれば幸いです。

れおん
この記事は、下記の転職体験談を書いてくださったAさんが書いてくれました。Aさん、ありがとうございます!
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採用担当者はどこを見てる?職務経歴書のOK・NG事例

採用担当者は忙しく、職務経歴書をじっくり読む時間がありません。

なぜなら、採用以外にも抱えている仕事がたくさんあるからです。

その中で、採用担当者の手元に20~30名分の職務経歴書が並ぶことを想像してみてください。このような状況で、どのような職務経歴書を書けば、書類審査を通過できるでしょうか?

以下に、他の業務にも追われている採用担当者が、短い時間の中で、職務経歴書を見ているポイントをOK事例、NG事例でお話ししてみたいと思います。

参考:なぜ20~30名分の職務経歴書が同時に並ぶのか?

私の会社では、募集の際、人材紹介会社に依頼して候補者を推薦してもらいます。

大抵、1ポジションの募集に対して、5~6社程にお声を掛けさせて頂いております。

これは、それぞれの人材紹介会社に登録している求職者の層が異なる為、ターゲットを広くしておいて、なるべく多くの候補者の中から人選をさせて頂きたいという意図があります。

通常、同じタイミングで一気に依頼を掛けますし、人材紹介会社のご担当のコンサルタントの方も、最初のタイミングが肝心という具合に、複数名の方を同時にご紹介頂きます。

このような経緯で、20~30名分の職務経歴書が一度に手元に並ぶことになります。

私自身、採用業務を専属で行っている訳ではないので、他の業務が立て込んでしまうタイミングの時など、正直じっくりと書類に目を通すことが出来なくなってしまうこともあります。

職務経歴書のOK事例

1ページ目だけで概要が把握できるように

1ページ目だけで概要が把握できるようにし、全体はA4用紙3ページ程度にとどめてください。

具体的には、1ページ目に氏名、スキルと資格情報、その後に職歴の要約、

2ページ以降に、在籍した会社ごとの職務経歴を直近に在籍した会社を頭にして、

それ以前に遡る形で記載している形の職務経歴書だと見やすいです。

退職理由も記載する

転職回数が多い人は、それぞれの会社の退職理由を添えておくと良いです。

なぜならそれは、採用の合否を判断をする上で重視されるポイントの1つだからです(詳しくは後述しています)。

職務経歴書のNG事例

情報を詰め込みすぎないように

職務経歴書の経験した業務内容を記載する際に、これもやった、あれもやったとばかりに、すべての業務を詰め込むのは情報力が多すぎてNGです。

理由は言うまでもなく、他の業務で忙しい中、文字数・ページ数の多い文書を読むのは大変だからです。

経験した業務の中でも、応募している職種と近い経験や自分がこれからも携わっていきたい業務経験にある程度絞り込んで記載するようにしてください。

漠然とした記載にならないように

職務経歴書の過去の実績やプロジェクト達成についての記載で、漠然と「売上を伸ばした。」とか「システム導入を成功させた。」等の書き方ではNGです。

その理由は採用側から見ると具体例が無く説得力に欠けているからであり、改善策としては、達成した内容を数値で示すと効果的です。

例えば「年間売上目標金額200万円に対して、250万円の売上実績、125%の達成率を実現できた」とか「システム導入を成功させ、業務の効率化により、月間60時間の作業時間を短縮できた。」等、具体的な数値を示すと良いでしょう。

自分の都合は記載しないように

履歴書の志望動機の欄に、「御社は転勤が無いとの事で、家族の理解を得られる為志望しました。」のような、「自分の都合」を記載するのはNGです。

なぜなら、採用側は「数ある企業の中で、なぜ当社なのか」という文脈での志望理由を聞きたいからであり、そこがマッチすればお互いにとってWin-Winの転職になる可能性が高いからです。

採用担当者はどこを見てる?面接時のOK・NG事例

書類選考をパスしたという事は、スキルや職務経験、条件面では合格点をクリアしたという事です。

面接して確認したいポイントというのは、「人柄」と言い切っても過言ではありません。

OK事例・NG事例を参考に、ぜひ内定を掴み取っていただきたいと思います。

面接時のOK事例

相手の話をしっかり聞く

傾聴力のある面接者はとても良い印象を与えます。

なぜなら、コミュニケーションの基本は相手の話を良く聞く事だからです。

人は相手が自分の話に真剣に耳を傾けていると感じる事で、その相手に対して「信頼」の感情が芽生え、「信頼」が生まれることで相手も心を開いて自分の話をするようになります。

例えば、面接者が話すばかりではなく、気づくと面接官をしゃべらせている、会話が弾んでいるというのは面接が上手くいっている証拠です。

面接官の質問のポイントや目的を考えながら、相手が聞きたい事を汲み取った上で話すようにしましょう。

入社後の自分のイメージを持ち、伝える

入社後の自分の姿をイメージ出来ている事が伝わると好印象です。

なぜなら、仕事に対する前向きさ、意欲が具体的に伝わるからです。

例えば、入社して最初の1年間はどのような姿勢で何について重点的に取り組み、3年後、5年後、10年後の自分と会社の将来のビジョンを伝えられるように準備しておきましょう。

そうすることで、採用担当者が面接者の入社後の会社への貢献度に期待が持てるからです。

面接時のNG事例

回りくどい回答にならないように

こちらの投げかけた質問に対して、結論がなかなか見えない、回りくどい答え方はNGです。

その理由は、論理的思考に欠けるという印象を面接官に与えてしまうからです。

具体的には、結論をまず答え、その後に説明や経緯を簡潔に話すことが大事です。

面接も面接官との会話のキャッチボールだという意識を持って臨み、自分ばかりがくどくどと話していないか気を付けながら質問に答えるようにしましょう。

回答を焦らず、一呼吸置くように

「ポジティブさ」や「自己アピール」の表れなのかも知れませんが、「ハイ出来ます。」「お任せ下さい。」「何がなんでも頑張ります。」と即答で返してくる方がいます。

また、こちらの話がまだ終わらない内にかぶせるように、「はい、分かります。」「知っております。」と回答されると、「本当にこちらの話を聞いているのだろうか…?」「考えてから回答してるのだろうか…?」と不安に感じます。

せっかちな方は、焦らずに少し考えて、ひと呼吸おいてから回答するように心がけましょう。

都合が悪くなったら、しっかり連絡を

採用担当者になり初めてわかったのですが、意外と連絡なしドタキャンがあるのです。これは本当に論外、NGです。

どうしてもやむを得ない事情で、約束した面接日時に都合が悪くなってしまった場合は、必ず連絡を入れるようにしましょう。

採用担当者も鬼ではないので、しっかり説明をすれば、面接はリスケしてもらえるはずです。

前職の退職理由:面接時にどこまで話す?どのように伝える?

採用担当者としては、面接者の方の前職の退職理由は必ず聞く重要項目の1つであり、最もその本音を聞き出したい項目の1つでもあります。

なぜなら、人の採用が会社のコストに対して最もインパクトを与えるからであり、自社でもすぐに辞められては困るからです。

しかし、採用担当をしておりますと、前職において、理不尽な事情により退職を余儀なくされた方にお会いすることもあります。

会社の業績悪化に伴うリストラやパワーハラスメント、事業拠点の移転等で本当は続けたかったけれど、やむを得ず転職活動をされている方々がいらっしゃいました。また、最初は海外出張にも行ける営業職と意気揚々と入社されたものの、実際に入社してみれば、連続的な海外出張で、プライベートの予定を立てられるのがほぼ皆無という状況に追い込まれてしまった方もいらっしゃいました。

私の経験上では、候補者の方のほとんどは前職の退職理由をあまり話したがりませんが、採用担当者としては、当たり障りの無い理由を取り繕われたり、話したくない、という姿勢を見せられてしまうと、「ご本人に何か問題があったのでは?」と不審に思ったり、勘ぐってしまいます。

解決策としては、退職の事実は消せないのですから、正直に話すことをおすすめします。

その理由を話した上で、そんな状況下の中でも自分が学んだ教訓や気づきについても話し、更に、今度の転職では、長く勤務したいという意思を示せば採用担当者の理解を得られるはずです。

その際の注意点としては、当時の状況を思い返して感情的になったりせず、また前職の会社の悪口やその当時の状況を愚痴っぽく話さないようにしてください。

また、面接には大抵、募集ポジションの上司も面接官として同席しますので、前職での上司の批判等を話すことも、警戒されてしまうポイントですので気を付けましょう。

まとめ

職務経歴書のまとめ

  • 1ページ目だけで概要がわかるようにする(採用担当者は忙しいから)
  • 退職理由も記載する(採用担当者が知りたいことだから)
  • 情報を詰め込みすぎないように(採用担当者は忙しい→応募ポジションに合った情報を記載する)
  • 漠然とした記載にならないように(説得力にかけるから)
  • (履歴書の場合)自分の都合は記載しないように(採用者側は求めていない)

面接のまとめ

  • 相手の話をしっかり聞く(相手の信頼を得る+質問の意図に適確に答えるため)
  • 入社後の自分のイメージを持ち、伝える(採用担当者があなたの入社後の貢献度に期待が持てるから)
  • 回りくどい回答にならないように(論理的思考に欠けていると思われてしまうから)
  • 回答を焦らず、一呼吸置くように(ちゃんと考えていない印象を与えてしまうから)
  • 都合が悪くなったら、しっかり連絡を(ちゃんと連絡すればリスケはしてもらえる)
  • 理不尽な事情で前職を退職したとき:その中で学んだことを前向きに話し、今度は長く勤めたいという意思を示す。

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  • この記事を書いた人

れおん

日系企業を3年未満で退職し、外資系10年目(3社目)。現職はメディカルライターとして、新薬の開発/承認申請に関する文書を書いています。日本で生まれ、日本で育ち、日本で英語を勉強しました(TOEIC 915@2019年)。帰国子女でも留学経験者でもない、普通の日本人だからこそ伝えられることを、英語、転職を中心に発信していきます。詳細プロフィールはこちら

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