英語メールの書き方：誘いを断る/欠席する/休みを取る(有給休暇/半休/病欠/産休/育休/年末年始など)

とんかつ

英語メールでの、誘いの断り方、欠席、有給休暇の連絡はどう書くの？

午前半休や午後半休は？病気休暇や育児休暇は？

やきとり

Sushi K

この記事はこんな悩み、疑問に、実例とともに答えます。

英語メールでの誘いの断り方

お客様からの誘いって、断りにくいですよね。

失礼なく、プロフェッショナルな断り方があれば便利なのに・・・

この問題の答えは、オンライン英会話のビズメイツさんのYoutubeチャンネルにありました。

内容のポイントを要約すると、

1. ぜひ参加したい（ポジティブ）
2. 事情があっていけない（ネガティブ）
3. 誘ってくれたことへの感謝、パーティー成功のお祈り、パーティーへの関心（ポジティブ）

「断り」というネガティブな要素を、ポジティブな要素でサンドイッチしている点がポイントです。

以下は実際の例文です。

Dear Robert,

Thank you for your kind invitation.

（ご招待ありがとうございます。）

I would very, very much like to be a part of the event, however I will be out of town for the whole week starting next Monday.

（そのイベントにとても参加したいのですが、私その週は月曜日からずっとこの街にいません。）

I appreciate your thinking of me and best wishes for an enjoyable and successful anniversary party. Please let me know how the event turns out.

（私のことを考えていただきありがとうございます。記念パーティーが楽しく、盛況になることを祈っています。そのイベントがどうだったか、（また今度）教えてくださいね。）

Best,
Kyota

これはすばらしくプロフェッショナルなメールで、私も勉強になりました。

この動画シリーズは、他にも内容の濃いものがあり、とても勉強になると思います。

この内容が無料なのはかなりお得ですので、興味がある方は、ぜひご覧になってみてください。

英語メールで欠席の連絡をする

欠席の定型表現は、以下の2つです。

• can't attend 目的語
• be absent from 目的語

理由の定型表現は、下記の2つです。

• because　S + V~.
• because of/due to 目的語

例えば、これらを組み合わせると、以下のように書くことができます。

• I can't attend the meeting today because of another urgent meeting.
• I will be absent from the class today, because of illness.

会議など、仕事では、「代わりに誰々が出席する」など、自分が欠席しても問題ない状況を作ることが大切ですね。

英語メールで休暇の連絡をする

有給休暇

有給休暇は「annual leave」と言います（直訳だと年次休暇）。

take a day off でもいいのでしょうが、annual leaveの方が、相手に親切だと思います。

部下の勤怠を管理している上司からすると、そのday offが、有給休暇なのか、病欠なのか、その他の休暇なのかがはっきりしないので。

2日以上休む場合でも「annual leave」と単数形で使うことが多い印象ですが、私は「annual leaves」と複数形にしています。

その方が、自分も相手もわかりやすいと思うので。

意味のない細かいルールにこだわって、ガチガチにしばられてしまうのは、百害あって一利なし。

休む理由は言わなくていい

私の感覚だと、日本人って、休むための理由を添える人が多いと思います。

「私用のため」
「通院のため」
「子供が風邪のため」
「〇〇のため」

今年で外資系8年になる、私の感覚だと、有給休暇をとるのに、理由はいりません。

大切なのは、休む理由ではなく、自分が休んでも仕事に影響がない体制をどれだけ作ったか。

「その日に締め切りの仕事はありません。」
「念のため、〇〇にバックアップをお願いしています。」

例えば、

私の感覚だと、有給休暇の理由を聞くのはパワハラに該当します。

心あたりのある方は、「有給休暇 理由　パワハラ」で検索すると、弁護士監修のページがいくつも出てきますので、それらのページを参考にしてみてください。

最低限「私用のため」くらいはメールに書きたい、という方は以下の表現をどうぞ。

• because of a personal matter
• due to a private matter

午前半休、午後半休

半休は half a day off でもいいのかもしれませんが、前述の理由で、私は annual leave という表現を使うようにしています。

午前はAM、午後はPMで通じます。

祝日の連絡

祝日は「public holiday」が一般的な表現です。

「bank holiday」という表現もありますが、銀行休業日は間接的な表現でわかりにくいので、私はあまり好みません。

「public holiday」の方が、より直接的に、「祝日」を表現していると思いませんか？


世界50ヶ国にオフィスがあるようなグローバル企業だと、同僚の9割以上は英語非ネイティブになります。

ネイティブの感覚なら、「bank holiday」でいいのかもしれませんが、その他9割の非ネイティブのことを考えたら、「public holiday」の方が親切だと、私は思います。

参考：英語話者の8割は英語非ネイティブ

英語話者の8割は英語非ネイティブであることと、その注意点は、私がこのブログで伝えたい、キーメッセージの一つです。

詳しくは以下の記事もぜひご覧ください。

病欠

病欠は「sick leave」で、使い方は「annual leave」と同じです。

「I'm not well today.」でもよいのでしょうけど、勤怠管理している上司のことを考えると、直接的に「sick leave」と書いてあげる方が親切かなと、私は思います。

産休、育休

女性のみに該当する出産休暇は「maternity leave」。

育児休暇を「child-care leave」と言う場合もあるようですが、私の経験上、「maternity leave」自体に育休の意味が含まれているのが一般的かと思います。

男性の育休は「paternity leave」。

使い方は「annual leave」と同じです。

（DDは日付、MMMは月（例えば1月ならJAN）、YYYYは西暦）

年末年始休暇

年末年始休暇は「New year holidays」。

私は、チームメンバーと上司とで、以下のように伝えるポイントを区別しています。

• チームメンバーへは、いつからいつまで休むのか
• 上司には、いつが有給休暇で、いつが祝日なのか

この期間中、自分のバックアップの調整も忘れずに。

ゴールデンウィーク

ゴールデンウィークは「Golden Week」ですが、海外の人には通じない可能性が高いので、Golden Weekとは何か、簡単な説明を添えてあげると親切です。

自分が海外の仕事を担当している場合は、ゴールデン期間中も、バックアップの手配が必要になります。

日本は休みでも、世界は動いているので。

夏休みなどの長期休暇

夏休みはそのまんま「summer vacation」。

私は、お盆休みとかは、いちいち言わず、夏の休暇は全て「summer vacation」で通しています。

「お盆」とか言っても、外国人には伝わらないし、説明するのも面倒だし、説明する必要もないですし、

大切なのは、いつからいつまで休むかと、その期間中は誰がバックアップになるのかの２点なので。

まとめ

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