【英語メール書き方Tips】誘いを断る/欠席する/休みを取る(有給休暇/半休/病欠/産休/育休/年末年始など)

【英語メール書き方Tips】誘いを断る/欠席する/休みを取る(有給休暇/午前午後半休/出産育児休暇/年末年始など)

とんかつ
英語メールでの、誘いの断り方、欠席、有給休暇の連絡はどう書くの?
午前半休や午後半休は?病気休暇や育児休暇は?
やきとり
れおん
この記事はこんな悩み、疑問に、実例とともに答えます。

この記事を書いた人

今年で外資系歴10年目になる、日本生まれ日本育ちの日本人です。TOEICは対策なしで915(2019年)。独学でここまできた経験を、日本人英語学習者のために共有しています(詳細プロフィールはこちら▶︎)。

英語メールでの誘いの断り方

お客様からの誘いって、断りにくいですよね。

失礼なく、プロフェッショナルな断り方があれば便利なのに・・・

この問題の答えは、オンライン英会話のビズメイツさんのYoutubeチャンネルにありました。

内容のポイントを要約すると、

  1. ぜひ参加したい(ポジティブ)
  2. 事情があっていけない(ネガティブ)
  3. 誘ってくれたことへの感謝、パーティー成功のお祈り、パーティーへの関心(ポジティブ)

「断り」というネガティブな要素を、ポジティブな要素でサンドイッチしている点がポイントです。

以下は実際の例文です。

Dear Robert,

Thank you for your kind invitation.

(ご招待ありがとうございます。)

I would very, very much like to be a part of the event, however I will be out of town for the whole week starting next Monday.

(そのイベントにとても参加したいのですが、私その週は月曜日からずっとこの街にいません。)

I appreciate your thinking of me and best wishes for an enjoyable and successful anniversary party. Please let me know how the event turns out.

(私のことを考えていただきありがとうございます。記念パーティーが楽しく、盛況になることを祈っています。そのイベントがどうだったか、(また今度)教えてくださいね。)

Best,
Kyota

これはすばらしくプロフェッショナルなメールで、私も勉強になりました。

この動画シリーズは、他にも内容の濃いものがあり、とても勉強になると思います。

この内容が無料なのはかなりお得ですので、興味がある方は、ぜひご覧になってみてください。

無料体験レッスンもお得

ビズメイツさんは無料体験レッスンもお得です。試しに体験してみたところ、外資系8年目の私にとっても、勉強になることがあり、受けてよかったなと思いました。「無料体験レッスンは、ただ体験するだけの場ではなく、無料で英語を学べるお得なチャンス」だと、私は思っています。下記、私の体験談も参考になれば幸いです。

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英語メールで欠席の連絡をする

欠席の定型表現は、以下の2つです。

  • can't attend 目的語
  • be absent from 目的語

理由の定型表現は、下記の2つです。

  • because S + V~.
  • because of/due to 目的語

例えば、これらを組み合わせると、以下のように書くことができます。

  • I can't attend the meeting today because of another urgent meeting.
  • I will be absent from the class today, because of illness.

会議など、仕事では、「代わりに誰々が出席する」など、自分が欠席しても問題ない状況を作ることが大切ですね。

件名:Unable to Attend Today's Meeting

Dear all,

I can't attend the meeting today, because of another urgent meeting.

(私は本日のミーティングに参加できません。理由は他の緊急ミーティングのためです。)

Instead, Jane kindly will be my backup for our meeting. Thank you Jane!

(私の代わりに、Janeが私たちのミーティングに参加してくれます。ありがとうジェーン!)

Thank you for your understanding.

(皆様のご理解に感謝します。)

Kind regards,
Taro

英語メールで休暇の連絡をする

有給休暇

有給休暇は「annual leave」と言います(直訳だと年次休暇)。

take a day off でもいいのでしょうが、annual leaveの方が、相手に親切だと思います。

部下の勤怠を管理している上司からすると、そのday offが、有給休暇なのか、病欠なのか、その他の休暇なのかがはっきりしないので。

2日以上休む場合でも「annual leave」と単数形で使うことが多い印象ですが、私は「annual leaves」と複数形にしています。

その方が、自分も相手もわかりやすいと思うので。

意味のない細かいルールにこだわって、ガチガチにしばられてしまうのは、百害あって一利なし。

休む理由は言わなくていい

私の感覚だと、日本人って、休むための理由を添える人が多いと思います。

「私用のため」
「通院のため」
「子供が風邪のため」
「〇〇のため」

今年で外資系8年になる、私の感覚だと、有給休暇をとるのに、理由はいりません。

大切なのは、休む理由ではなく、自分が休んでも仕事に影響がない体制をどれだけ作ったか

「その日に締め切りの仕事はありません。」
「念のため、〇〇にバックアップをお願いしています。」

例えば、

1日だけの有給休暇

件名:Annual Leave on Nov 22th (Thr)

Dear Smith,

I will take annual leave on Nov 22nd (Thr).

(11/22(木)、有給休暇をとります。)

There is no urgent tasks on the day and I will take care of everything by myself after I got back.

(この日に緊急のタスクはありません。休暇から戻ったら、全て自分で処理します。)

Thank you.

Kind regards,
Taro

2日以上の有給休暇

件名:Annual Leaves from Nov 22th (Thr) to 27th (Tue)

Dear Smith,

I will take annual leaves from Nov 22nd (Thr) to 27th (Tue).

(11/22(木)から27(火)まで、有給休暇をとります。)

During this period, Jane kindly agreed to be my backup.

(この期間中、Janeが私のバックアップになってくれます。)

I will be her backup when she take annual leave.

(彼女が有給休暇をとるときは、私が彼女のバックアップになります。)

Thank you.

Kind regards,
Taro

私の感覚だと、有給休暇の理由を聞くのはパワハラに該当します。

心あたりのある方は、「有給休暇 理由 パワハラ」で検索すると、弁護士監修のページがいくつも出てきますので、それらのページを参考にしてみてください。

最低限「私用のため」くらいはメールに書きたい、という方は以下の表現をどうぞ。

  • because of a personal matter
  • due to a private matter

午前半休、午後半休

半休は half a day off でもいいのかもしれませんが、前述の理由で、私は annual leave という表現を使うようにしています。

午前はAM、午後はPMで通じます。

  • I will take annual leave on AM of Nov 22nd (Thr).
  • I will take annual leave on PM of Nov 23rd (Fri).

祝日の連絡

祝日は「public holiday」が一般的な表現です。

「bank holiday」という表現もありますが、銀行休業日は間接的な表現でわかりにくいので、私はあまり好みません。

「public holiday」の方が、より直接的に、「祝日」を表現していると思いませんか?


世界50ヶ国にオフィスがあるようなグローバル企業だと、同僚の9割以上は英語非ネイティブになります。

ネイティブの感覚なら、「bank holiday」でいいのかもしれませんが、その他9割の非ネイティブのことを考えたら、「public holiday」の方が親切だと、私は思います。

参考:英語話者の8割は英語非ネイティブ

英語話者の8割は英語非ネイティブであることと、その注意点は、私がこのブログで伝えたい、キーメッセージの一つです。

詳しくは以下の記事もぜひご覧ください。

病欠

病欠は「sick leave」で、使い方は「annual leave」と同じです。

件名: Sick Leave on Nov 22th (Thr)

Dear Smith,

I will take sick leave on Nov 22nd (Thr).

(11/22(木)、病欠します。)

There is no urgent tasks on the day and I will take care of everything by myself after I got back.

(この日に緊急のタスクはありません。病欠から戻ったら、全て自分で処理します。)

Thank you.

Kind regards,
Taro

「I'm not well today.」でもよいのでしょうけど、勤怠管理している上司のことを考えると、直接的に「sick leave」と書いてあげる方が親切かなと、私は思います。

産休、育休

女性のみに該当する出産休暇は「maternity leave」。

育児休暇を「child-care leave」と言う場合もあるようですが、私の経験上、「maternity leave」自体に育休の意味が含まれているのが一般的かと思います。

男性の育休は「paternity leave」。

使い方は「annual leave」と同じです。

I will take maternity leave from DDMMMYYYY to DDMMMYYYY.

(DDは日付、MMMは月(例えば1月ならJAN)、YYYYは西暦)

年末年始休暇

年末年始休暇は「New year holidays」。

私は、チームメンバーと上司とで、以下のように伝えるポイントを区別しています。

  • チームメンバーへは、いつからいつまで休むのか
  • 上司には、いつが有給休暇で、いつが祝日なのか

この期間中、自分のバックアップの調整も忘れずに。

ゴールデンウィーク

ゴールデンウィークは「Golden Week」ですが、海外の人には通じない可能性が高いので、Golden Weekとは何か、簡単な説明を添えてあげると親切です。

Golden Week is Japan specific holidays from the end of April to the beginning of May. We have many public holidays during this period and most of us take more than 1 week vacation with a few annual leaves.

(ゴールデンウィークは、4月の終わりから5月の頭にかけての、日本特有の休日です。この期間中、日本にはたくさんの祝日があり、ほとんどの人は数日の有給休暇と組み合わせ、一週間以上の休みをとります。)

自分が海外の仕事を担当している場合は、ゴールデン期間中も、バックアップの手配が必要になります。

日本は休みでも、世界は動いているので。

夏休みなどの長期休暇

夏休みはそのまんま「summer vacation」。

私は、お盆休みとかは、いちいち言わず、夏の休暇は全て「summer vacation」で通しています。

「お盆」とか言っても、外国人には伝わらないし、説明するのも面倒だし、説明する必要もないですし、

大切なのは、いつからいつまで休むかと、その期間中は誰がバックアップになるのかの2点なので。

まとめ

断り/欠席/休暇のメール

  • 誘いを断るときは、ネガティブをポジティブでサンドイッチする。
  • オンライン英会話ビズメイツのYoutubeチャンネルと無料体験レッスンが、とても勉強になる。
  • 欠席の表現は「can't attend 目的語」「be absent from 目的語」。
  • 有給休暇は「annual leave」。
  • 午前、午後の半休は、AM、PMと「annual leave」を組み合わせて表現する。
  • 有給休暇に理由は必要ない。それよりもバックアップの調整が大切。
  • 祝日は「public holiday」。「bank holiday」は非ネイティブにはわかりにくいのでオススメしない。
  • 病気休暇は「sick leave」。
  • 出産/育児休暇は「maternity leave」。男性の育休は「paternity leave」。
  • 年末年始休暇は「new year holidays」。
  • ゴールデンウィークは外国人に通じない可能性が高いので、簡単な説明を添えてあげると親切。
  • 夏休みは「summer vacation」。お盆休みも「summer vacation」でいい。



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れおん

日系企業を3年未満で退職し、外資系10年目(3社目)。現職はメディカルライターとして、新薬の開発/承認申請に関する文書を書いています。日本で生まれ、日本で育ち、日本で英語を勉強しました(TOEIC 915@2019年)。帰国子女でも留学経験者でもない、普通の日本人だからこそ伝えられることを、英語、転職を中心に発信していきます。詳細プロフィールはこちら

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