【英語メール書き方 Tips】宛名/宛先はDear, Hi, To Whom It May Concern【連名のルールも簡単】

【英語メール書き方 Tips】宛名/宛先はDearとHiともう1つだけでOK【連名のルールも簡単】

とんかつ
英語メールの宛名/宛先ってどう書くのが自然なんだろう?
DearかHiで良いんだっけ?担当者の名前がわからないときはどうするの?
やきとり
れおん
この記事はこんな悩み、疑問に、実例とともに答えます。

この記事を書いた人

今年で外資系歴10年目になる、日本生まれ日本育ちの日本人です。TOEICは対策なしで915(2019年)。独学でここまできた経験を、日本人英語学習者のために共有しています(詳細プロフィールはこちら▶︎)。

英語メール - 宛名/宛先の書き方

英語メールの宛名/宛先の書き方は、とても簡単です。

ていねいに行くなら Dear + ファーストネーム

フレンドリーに行くなら Hi + ファーストネーム

担当者の名前が不明の場合は To whom it may concern

以上たったの3パターン。

以下、それぞれの使用パターンを見ていきましょう。

脱線:日本語のルールの方がよっぽど謎 (クリックで開きます)

以前、病院の医師と仕事をしていたとき、先生に「〇〇 先生 御大史」とかメールしてる先輩がいて、理解不能でした。

XX大学付属病院
YY内科
ZZ先生 御大史

私は「〇〇先生」でいいと思ったので、「御大史」は使わなかったけど。。。

ていねい : Dear + ファーストネーム

Dear John,

(名前のあとは "," (カンマ) をつけるのが一般的ですが、なくても問題ありません。理由は誰もそんなとこ気にしてないからです。)

英語メールの宛名/宛先の鉄板は Dear です。

迷ったときは必ず Dear 。

ビジネスはもちろん、プライベートで初めてコンタクトする相手には(例えば転職エージェント)、完全なる安全パイとして、とりあえず Dear を、私は使っています。

業界による違い?

私のいる製薬業界だと、 Dear + ファーストネームが一般的ですが、業界によっては Dear John Smith みたいにファーストネーム + ファミリーネームにするパターンもあるようです。

しかし、一般論として、Dear + ファーストネームは ビジネスでも十分に通用するプロフェッショナルな表現ですので、迷ったときは Dear + ファーストネーム で大丈夫です。どうやらこの業界は Dear + ファーストネーム + ファミリーネーム が一般的らしい、と言うことがわかってからでも、変更は遅くはありません。

フレンドリー : Hi + ファーストネーム

Hi John,

Hi はフレンドリーに行くときに使います。

基本的には、友人相手が想定されますが、ビジネスであっても、相手との関係性によっては、Hiを使っても問題ありません。

おすすめの使い分けは、社外メールは Dear 、社内メールは Hi。

これが最もシンプルかと。

私の場合

原則は上記の使い分けです。しかし、社内の相手であっても、普段あまりコンタクトがない人や、初めて連絡する相手に対しては、私は Dear を使うことが多いです。一応ビジネスだから、プライベートとは一線を引く、という考え方です。

一方、社内メールは誰であっても Hi にしてるという人もいます。社内なんだし、みんなで楽しくやることを重視したい、堅苦しくしたくない、という考え方ですね。一理あります。

どちらが正しい、間違い、ということはないと思います。ご参考まで。

海外の感覚?

欧米や中国語圏の英語メールを見ていると、社外の相手に対しても Hi を使っていることをよく見ます。

私の考え方が硬いのか、社外の人に Hi は少し抵抗があるのですが、世界はそんなもんみたいです。こちらもご参考まで。

個人的には、最初は Dear から入って、相手と打ち解けてきたら Hi に変えるのが無難だと思います。

相手の名前が不明なとき : To Whom It May Concern

To Whom It May Concern,

To whom it may concern は、「担当者様」という意味です。

  • Dear Sir or Madam (相手の性別が不明の場合)
  • Dear Sir (相手が男性の場合)
  • Dear Madam (相手が女性の場合)
  • Dear Customer Support

実際は、他に上記もありますが、使い分けるのが面倒なので、私は全て To whom it may concern に統一しています。

To Whom It May Concern のように、各単語の一文字目を大文字にするのが正式なのかもしれませんが、私は To 以外の一文字目は小文字にしています。

いちいち shift 押しながら大文字にするのが面倒なのと、経験上、大文字or小文字の違いで、こいつはダメだ、とは絶対にならないからです。

参考:Dear Steward

世界50カ国にオフィスをもつグローバル企業で Dear Steward を誰かが使っていたのを見たことがあります。データ入力担当者に対する依頼/問い合わせだったと記憶しています。

Weblioでstewardの意味を調べると下記のとおりでした。

  1. 執事,家令.
  2. (クラブ・大学の)用度係.
  3. (旅客機・客船などの)給仕,船室係,ボーイ.
  4. (展覧会・舞踏会・競馬などの)世話役,幹事.

自分が使うシーンがあまりイメージできないので、担当者名が不明の時は、やっぱり To whom it may concern でいいかな、と私は思います。

Mr./Mrs./Ms./Miss(ミスター、ミセス、ミズ、ミス)

Dear Mr. Smith,
または
Dear Mr. John Smith,

Mr./Mrs./Ms./Miss(ミスター、ミセス、ミズ、ミス)を使うときは、

Dear + Mr. + ファミリーネーム
または
Dear + Mr. + ファーストネーム + ファミリーネーム

上記は

Dear + ファーストネーム
または
Dear + ファーストネーム + ファミリーネーム

よりも、ていねいな表現です。

しかし、私はMr./Mrs./Ms./Miss(ミスター、ミセス、ミズ、ミス)を一度も使ったことがありません。

少なくとも、私の経験上、製薬業界では全く使われていませんし、ていねいすぎて、堅苦しくて、使う気になりません。


参考までに、私が、Mr./Mrs./Ms./Miss(ミスター、ミセス、ミズ、ミス)タイプのメールを受信したことがあるのは、以下のパターンです。

個人のお客様を相手にするとき、使う表現みたいですね。

  • 航空券を買ったとき
  • ホテルを予約したとき
  • レストランを予約したとき
  • コンサートのチケットを買ったとき
  • 転職エージェントが初めて私にコンタクトしてくるとき(※)

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英語メールの宛名/宛先 - 2人以上の連名

ここからは、相手が複数人の場合を見ていきましょう。

2人

  • Dear John and Jane,
  • Hi John and Jane,
  • Dear both,
  • Hi both,

名前で呼ぶ場合は and でつなぎ、まとめて「お二人へ」とする場合は both となります。

厳密なルールはないので、自分の好みで使い分ければ良いと思います。

参考までに、私は次のように使い分けています。

  • Dear/Hi John and Jane,
    二人それぞれに、別々のアクションを依頼するとき(例えば、Johnには中国ローカルチームへの連絡を依頼し、Janeにはグローバルチームへの連絡を依頼するとき)
  • Dear/Hi both,
    二人への働きかけが完全に対等なとき(例えば、ただ情報を伝えるだけのとき)

3人

  • Dear John, Jane and Mary,
  • Hi John, Jane and Mary,
  • Dear all,
  • Hi all,

3人の場合も and でつなぐか、all でまとめるのが自然です。

使い分けに厳密なルールはありませんが、私は前述の考え方で使い分けています。

4人以上

  • Dear all,
  • Hi all,
  • Dear Team,
  • Hi Team,
  • Dear colleagues,

4人以上のときは and でつなぐのは面倒なので、all や team でまとめます。

all or team の使い分けも、厳密なルールはありません。

team の場合は Team と T が大文字になっていることが多い印象がありますが、どちらでも大丈夫です。

Dear colleagues はよくみますが、Hi colleagues は一度も見たことないかもしれません。それくらい記憶にないです。

伝えたいメッセージ

この記事で紹介した宛名/宛先は、どれも基本的なものなので、暗記する勢いで参考にしていただければ幸いです。


しかし、もっと大切なことは、あまり細かいことに囚われず、その次に何を書くかです。


宛名部分で悩むのは、時間と労力の無駄以外の何ものでもありませんので、

この記事で紹介した例をテンプレに、宛名はささっと処理し、

貴重な時間と労力はメール本文に注いでいただければと思います。

最低限のマナー?

宛名にこだわりすぎないように、とは言うものの、誤解のないように補足させてください。

「相手がDearで来たらこちらもDearで返す、相手がHiで来たらこちらもHiで返す」

このことは、最低限のマナーとして、頭の片隅に入れておいていただければと思います。

まとめ

英語メールの宛名/宛先

  • ていねい: Dear John
  • フレンドリー: Hi John
  • 担当者名不明: To whom it may concern
  • 社外メールに Hi を使っても(相手との関係性次第では)問題ない
  • 宛名/宛先が連名の場合は、個人名をandでつなぐか、bothまたはallでまとめる
  • 宛名/宛先部分は定型的に処理し、時間と労力は本文に注ぐこと
  • 最低限のマナーとして、相手がDearならこちらもDear、相手がHiならこちらもHiで返すこと



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れおん

日系企業を3年未満で退職し、外資系10年目(3社目)。現職はメディカルライターとして、新薬の開発/承認申請に関する文書を書いています。日本で生まれ、日本で育ち、日本で英語を勉強しました(TOEIC 915@2019年)。帰国子女でも留学経験者でもない、普通の日本人だからこそ伝えられることを、英語、転職を中心に発信していきます。詳細プロフィールはこちら

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