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今年で外資系歴10年目、日本生まれ日本育ちの日本人です。TOEICは対策なしで915（2019年）。独学でここまできた経験を、日本人英語学習者のために共有しています（詳細プロフィールはこちら▶︎）。
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英語メール - 宛名/宛先の書き方
英語メールの宛名/宛先の書き方は、とても簡単です。
ていねいに行くなら Dear + ファーストネーム
フレンドリーに行くなら Hi + ファーストネーム
担当者の名前が不明の場合は To whom it may concern
以上たったの3パターン。
以下、それぞれの使用パターンを見ていきましょう。
ていねい ： Dear + ファーストネーム
（名前のあとは "," (カンマ) をつけるのが一般的ですが、なくても問題ありません。理由は誰もそんなとこ気にしてないからです。）
英語メールの宛名/宛先の鉄板は Dear です。
迷ったときは必ず Dear 。
ビジネスはもちろん、プライベートで初めてコンタクトする相手には（例えば転職エージェント）、完全なる安全パイとして、とりあえず Dear を、私は使っています。
業界による違い？
私のいる製薬業界だと、 Dear + ファーストネームが一般的ですが、業界によっては Dear John Smith みたいにファーストネーム + ファミリーネームにするパターンもあるようです。
しかし、一般論として、Dear + ファーストネームは ビジネスでも十分に通用するプロフェッショナルな表現ですので、迷ったときは Dear + ファーストネーム で大丈夫です。どうやらこの業界は Dear + ファーストネーム + ファミリーネーム が一般的らしい、と言うことがわかってからでも、変更は遅くはありません。
フレンドリー : Hi + ファーストネーム
Hi はフレンドリーに行くときに使います。
基本的には、友人相手が想定されますが、ビジネスであっても、相手との関係性によっては、Hiを使っても問題ありません。
おすすめの使い分けは、社外メールは Dear 、社内メールは Hi。
これが最もシンプルかと。
私の場合
原則は上記の使い分けです。しかし、社内の相手であっても、普段あまりコンタクトがない人や、初めて連絡する相手に対しては、私は Dear を使うことが多いです。一応ビジネスだから、プライベートとは一線を引く、という考え方です。
一方、社内メールは誰であっても Hi にしてるという人もいます。社内なんだし、みんなで楽しくやることを重視したい、堅苦しくしたくない、という考え方ですね。一理あります。
どちらが正しい、間違い、ということはないと思います。ご参考まで。
海外の感覚？
欧米や中国語圏の英語メールを見ていると、社外の相手に対しても Hi を使っていることをよく見ます。
私の考え方が硬いのか、社外の人に Hi は少し抵抗があるのですが、世界はそんなもんみたいです。こちらもご参考まで。
個人的には、最初は Dear から入って、相手と打ち解けてきたら Hi に変えるのが無難だと思います。
相手の名前が不明なとき ： To Whom It May Concern
To whom it may concern は、「担当者様」という意味です。
- Dear Sir or Madam (相手の性別が不明の場合)
- Dear Sir （相手が男性の場合）
- Dear Madam （相手が女性の場合）
- Dear Customer Support
実際は、他に上記もありますが、使い分けるのが面倒なので、私は全て To whom it may concern に統一しています。
To Whom It May Concern のように、各単語の一文字目を大文字にするのが正式なのかもしれませんが、私は To 以外の一文字目は小文字にしています。
いちいち shift 押しながら大文字にするのが面倒なのと、経験上、大文字or小文字の違いで、こいつはダメだ、とは絶対にならないからです。
参考：Dear Steward
世界50カ国にオフィスをもつグローバル企業で Dear Steward を誰かが使っていたのを見たことがあります。データ入力担当者に対する依頼/問い合わせだったと記憶しています。
Weblioでstewardの意味を調べると下記のとおりでした。
- 執事，家令.
- (クラブ・大学の)用度係.
- (旅客機・客船などの)給仕，船室係，ボーイ.
- (展覧会・舞踏会・競馬などの)世話役，幹事.
自分が使うシーンがあまりイメージできないので、担当者名が不明の時は、やっぱり To whom it may concern でいいかな、と私は思います。
Mr./Mrs./Ms./Miss（ミスター、ミセス、ミズ、ミス）
または
Dear Mr. John Smith,
Mr./Mrs./Ms./Miss（ミスター、ミセス、ミズ、ミス）を使うときは、
Dear + Mr. + ファミリーネーム
または
Dear + Mr. + ファーストネーム ＋ ファミリーネーム
上記は
Dear + ファーストネーム
または
Dear + ファーストネーム ＋ ファミリーネーム
よりも、ていねいな表現です。
しかし、私はMr./Mrs./Ms./Miss（ミスター、ミセス、ミズ、ミス）を一度も使ったことがありません。
少なくとも、私の経験上、製薬業界では全く使われていませんし、ていねいすぎて、堅苦しくて、使う気になりません。
参考までに、私が、Mr./Mrs./Ms./Miss（ミスター、ミセス、ミズ、ミス）タイプのメールを受信したことがあるのは、以下のパターンです。
個人のお客様を相手にするとき、使う表現みたいですね。
- 航空券を買ったとき
- ホテルを予約したとき
- レストランを予約したとき
- コンサートのチケットを買ったとき
- 転職エージェントが初めて私にコンタクトしてくるとき(※)
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英語メールの宛名/宛先 - 2人以上の連名
ここからは、相手が複数人の場合を見ていきましょう。
2人
- Dear John and Jane,
- Hi John and Jane,
- Dear both,
- Hi both,
名前で呼ぶ場合は and でつなぎ、まとめて「お二人へ」とする場合は both となります。
厳密なルールはないので、自分の好みで使い分ければ良いと思います。
参考までに、私は次のように使い分けています。
- Dear/Hi John and Jane,
二人それぞれに、別々のアクションを依頼するとき（例えば、Johnには中国ローカルチームへの連絡を依頼し、Janeにはグローバルチームへの連絡を依頼するとき） - Dear/Hi both,
二人への働きかけが完全に対等なとき（例えば、ただ情報を伝えるだけのとき）
3人
- Dear John, Jane and Mary,
- Hi John, Jane and Mary,
- Dear all,
- Hi all,
3人の場合も and でつなぐか、all でまとめるのが自然です。
使い分けに厳密なルールはありませんが、私は前述の考え方で使い分けています。
4人以上
- Dear all,
- Hi all,
- Dear Team,
- Hi Team,
- Dear colleagues,
4人以上のときは and でつなぐのは面倒なので、all や team でまとめます。
all or team の使い分けも、厳密なルールはありません。
team の場合は Team と T が大文字になっていることが多い印象がありますが、どちらでも大丈夫です。
Dear colleagues はよくみますが、Hi colleagues は一度も見たことないかもしれません。それくらい記憶にないです。
Dear both や Dear all は失礼か？
結論、Dear both も Dear all も、失礼ではありません。
その根拠は、外資系グローバル企業の、ネイティブ、非ネイティブの同僚が、みんな普通に使っているからです。
実際、私も何度も使ったことがありますし、そのときに上司や同僚から、「Dear both や Dear all は失礼」、と言われたこともありません。
Dear both も Dear all も、外資系グローバル企業で普通に使われている書き方なので、安心して使っていただいて大丈夫です。
伝えたいメッセージ
この記事で紹介した宛名/宛先は、どれも基本的なものなので、暗記する勢いで参考にしていただければ幸いです。
しかし、もっと大切なことは、あまり細かいことに囚われず、その次に何を書くかです。
宛名部分で悩むのは、時間と労力の無駄以外の何ものでもありませんので、
この記事で紹介した例をテンプレに、宛名はささっと処理し、
貴重な時間と労力はメール本文に注いでいただければと思います。
最低限のマナー？
宛名にこだわりすぎないように、とは言うものの、誤解のないように補足させてください。
「相手がDearで来たらこちらもDearで返す、相手がHiで来たらこちらもHiで返す」
このことは、最低限のマナーとして、頭の片隅に入れておいていただければと思います。
まとめ
英語メールの宛名/宛先
- ていねい： Dear John
- フレンドリー: Hi John
- 担当者名不明: To whom it may concern
- 社外メールに Hi を使っても(相手との関係性次第では)問題ない
- 宛名/宛先が連名の場合は、個人名をandでつなぐか、bothまたはallでまとめる
- 宛名/宛先部分は定型的に処理し、時間と労力は本文に注ぐこと
- 最低限のマナーとして、相手がDearならこちらもDear、相手がHiならこちらもHiで返すこと
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