英語メールの書き方：書き出しでプロフェッショナル感を出す３行はこれ

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英語メールの書き出し - 1行目 - 相手への気づかい

I hope you are well. / I hope this email finds you well.

英語メールの書き出しは、以下の２パターンがテンプレです。

意味はどちらも同じです。

（無生物のthis emailが主語になるのが、英語っぽくて、日本語ネイティブにはない発想ですね。）

文字数が少ない方が、書き手も読み手も楽なことを考えて

私は I hope you are well. を優先的に使っています。

この１行があると、英語メールのルールを知っている感を出せるので、２行目以降のやりようによって、プロフェッショナル感を出せる可能性があります。

相手への気づかい

I hope you are well. の１行は、ビジネス、プライベートに関わらず、英語メールに共通のテンプレです。

英会話が How are you? で始まるのと似ていますね。

英語文化圏に特有なのか、まず最初は、相手への気づかいからスタート。

その気づかいが、会話のきっかけ=アイスブレイクの機能も担っていて、実利的なメリットもある。

よくできた仕組みだなと思います。

使うときと、使わないとき

I hope you are well. の１行は、英語メールのテンプレではありますが、必ずしも毎回使う必要はありません。

参考までに、私は使うときと、使わないときを、以下のように分けています。

英語メールの書き出し - 2行目 - 自己紹介

This is 〇〇 (ファーストネーム)

2行目では自己紹介をします。

私は社内と社外で、以下の２パターンを使い分けています。

自分の名前は This is 〇〇 (ファーストネーム)。

次に、職種と国を書くことで、どこの誰かを相手に伝えることができます。

社外メールの場合は、会社名も書きます。from 会社名 の他に、of 会社名 でも大丈夫です。

英語メールの定型表現を２行続けることで、英語メールのルールを知っている感をさらに出すことができます。

これだけで「プロフェッショナル！」とはなりませんが、その可能性を３行目に繋げることができます。

英語メールの書き出し - 3行目 - 要件を単刀直入に

3行目では、単刀直入に要件を書きます。

私は以下の２パターンを使い分けています。

I'm writing to ~.

きっちりプロフェッショナル感を出したいとき、１行目（と２行目）の後の、３行目として使っています。

メールの内容も、比較的長めの場合に使う傾向があります。

以下、具体例を3つ書いてみました。

• I'm writing to inform you that we have confirmed to China local team the followings (※).

中国ローカルチームに以下のことを確認したのをお知らせするために(このメール)を書いています。

※ ココがポイント

要件の１行では、とりあえず the followings (下記) として、具体的内容は、その次に箇条書きするとスッキリします。

• I'm writing to ask you to review and approve the attached documents by Nov 8th (Thu) EOB at your local time.

あなたがいる国の、11/8(木)の就業時間終了までに、添付の文書のレビューと承認をお願いするために(このメール)を書いています。

• I'm writing to ask you if you are available on Nov 2nd (Fri) to provide your eSignature to the attached document.

添付の文書にあなたの電子署名をいただきたく、11/2(金)の予定が空いているかを確認するため(このメール)を書いています。

Would you please XXX?

既知の相手、社内メールで使うことが多いです。

メールの内容は比較的短めの時に使う傾向があります。

最初に要件を簡潔に、と言っても、見知らぬ相手に、いきなり Would you please~XXX? は、ちょっと図々しい感が否めないと、私は感じます。

なので、Would you please XXX? は既知の相手、社内メール、比較的短いメールの時に、私は使っています。

• Would you please inform the followings to Australia local team?

下記のことをオーストラリアローカルチームに伝えていただけますか？

• Would you please take a look at the following email correspondence?

以下のメールのやりとりを見ていただけますか？

• Would you please provide your inputs to the comments in the attached file?

添付ファイル内のコメントに対して、あなたのインプットをいただけますか？

プロフェッショナルな書き出し

冒頭3行が全て英語メールの定型表現だった場合、どのような印象を持ちますか？

私は次のように思います。

伝えたいメッセージ

書き出しは定型表現で処理し、本題に注力する

良くも悪くも、英語メールの書き出しには定型表現があるので、そこは形式的にささっと処理をして、その次に何を書くかに集中するのが吉です。

でも、定型表現にガチガチに囚われて、そこから外れることを恐れてしまうのも、本末転倒ですよね。

なので、定型パターンを参考にしつつも、ガチガチにならず、柔軟に、伸び伸びと。

そのように英語メールを書いていただけると、この記事を書いた甲斐があり、私もうれしく思います。

英語で勝負しない

英語メールの書き出しは、件名や宛名より自由度が上がるので、追加のメッセージがあります。

特に、英語に自信がない場合は、なおさら、以下のことが重要になってきます。

• 最初に要件を書く。
• 細かな情報は後に書く。
• だらだら文章を書かない。
• 複雑な内容は各要素に分解して箇条書きにする。

英語力はすぐには上がらないので、今すぐできる、英語以外でできる工夫をする。

英語ネイティブじゃないからこそ、英語で勝負しない。

上記は、日本語ネイティブが、外資系グローバル企業でサバイブするための、私の持論です。


メールの相手も忙しいはずなので、ごちゃごちゃしたメールは読みにくいですし、後回しにされたり、最悪忘れられて、結局、困るのは自分。

相手のためにも、自分のためにも、メールはシンプルで読みやすい方が、お互いに Win-Winです。

まとめ

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