【英語メール書き方 Tips】書き出しでプロフェッショナル感を出す3行はこれ

【英語メール書き方 Tips】書き出しでプロフェッショナル感を出す3行はこれ

とんかつ
英語メールの書き出しってどう書くのが自然なんだろう?
第一印象は大事だし、冒頭からプロフェッショナル感を出せる表現があれば知りたいな。
やきとり
れおん
この記事はこんな悩み、疑問に、実例とともに答えます。

この記事を書いた人

今年で外資系歴10年目になる、日本生まれ日本育ちの日本人です。TOEICは対策なしで915(2019年)。独学でここまできた経験を、日本人英語学習者のために共有しています(詳細プロフィールはこちら▶︎)。

英語メールの書き出し - 1行目 - 相手への気づかい

I hope you are well. / I hope this email finds you well.

英語メールの書き出しは、以下の2パターンがテンプレです。

  • I hope you are well.
  • あなたの調子が良いことを望みます。

  • I hope this email finds you well.
  • 同上。

意味はどちらも同じです。

(無生物のthis emailが主語になるのが、英語っぽくて、日本語ネイティブにはない発想ですね。)

文字数が少ない方が、書き手も読み手も楽なことを考えて

私は I hope you are well. を優先的に使っています。

私の使い分け

毎回 I hope you are well. で同じだと退屈なので、I hope this email finds you well. は、たまに変化をつけるために使っています。特に深い意味はなく、「ワンパターンに思われたくない」という気持ちが一番大きいです 笑

この1行があると、英語メールのルールを知っている感を出せるので、2行目以降のやりようによって、プロフェッショナル感を出せる可能性があります。

相手への気づかい

I hope you are well. の1行は、ビジネス、プライベートに関わらず、英語メールに共通のテンプレです。

英会話が How are you? で始まるのと似ていますね。

英語文化圏に特有なのか、まず最初は、相手への気づかいからスタート。

その気づかいが、会話のきっかけ=アイスブレイクの機能も担っていて、実利的なメリットもある。

よくできた仕組みだなと思います。

使うときと、使わないとき

I hope you are well. の1行は、英語メールのテンプレではありますが、必ずしも毎回使う必要はありません。

参考までに、私は使うときと、使わないときを、以下のように分けています。

使うとき

  • 初めての相手にメールを送るとき (ビジネス&プライベート)
  • 知ってる相手でも、久しぶりにメールを送るとき (ビジネス&プライベート)
  • 社外の相手にメールを送るとき (ビジネス)
  • 社内の相手だけど、一応仕事として、プロフェッショナル感を出したいとき (ビジネス)

使わないとき

  • 同じ要件でメールのやりとりが続いているとき (ビジネス)
  • 相手との関係性やメールの内容から、この1行がない方が、お互いに楽だと思うとき (ビジネス&プライベート)

英語メールの書き出し - 2行目 - 自己紹介

This is 〇〇 (ファーストネーム)

2行目では自己紹介をします。

私は社内と社外で、以下の2パターンを使い分けています。

  • This is Hiro, Medical Writer from Japan. (社内)
  • This is Yumi, Medical Writer from 会社名 in Japan. (社外)

自分の名前は This is 〇〇 (ファーストネーム)。

次に、職種と国を書くことで、どこの誰かを相手に伝えることができます。

社外メールの場合は、会社名も書きます。from 会社名 の他に、of 会社名 でも大丈夫です。

知り合いには使わない

この1行は、初めての相手にメールを送るときを想定しています。既知の相手へのメールでは省略してよい部分です。

英語メールの定型表現を2行続けることで、英語メールのルールを知っている感をさらに出すことができます。

これだけで「プロフェッショナル!」とはなりませんが、その可能性を3行目に繋げることができます。

英語メールの書き出し - 3行目 - 要件を単刀直入に

3行目では、単刀直入に要件を書きます。

私は以下の2パターンを使い分けています。

  • I'm writing to ~.
  • Would you please ~?

I'm writing to ~.

きっちりプロフェッショナル感を出したいとき、1行目(と2行目)の後の、3行目として使っています。

メールの内容も、比較的長めの場合に使う傾向があります。

例文

Dear John,

I hope you are well.

(This is Hiro, Medical Writer from Japan. (既知の相手には省略))

I'm writing to ~.

以下、具体例を3つ書いてみました。

  • I'm writing to inform you that we have confirmed to China local team the followings (※).
  • 中国ローカルチームに以下のことを確認したのをお知らせするために(このメール)を書いています。

    ※ ココがポイント

    要件の1行では、とりあえず the followings (下記) として、具体的内容は、その次に箇条書きするとスッキリします。

  • I'm writing to ask you to review and approve the attached documents by Nov 8th (Thu) EOB at your local time.
  • あなたがいる国の、11/8(木)の就業時間終了までに、添付の文書のレビューと承認をお願いするために(このメール)を書いています。

  • I'm writing to ask you if you are available on Nov 2nd (Fri) to provide your eSignature to the attached document.
  • 添付の文書にあなたの電子署名をいただきたく、11/2(金)の予定が空いているかを確認するため(このメール)を書いています。

Would you please XXX?

既知の相手、社内メールで使うことが多いです。

メールの内容は比較的短めの時に使う傾向があります。

例文

Dear Jane,

Would you please XXX?

最初に要件を簡潔に、と言っても、見知らぬ相手に、いきなり Would you please~XXX? は、ちょっと図々しい感が否めないと、私は感じます。

なので、Would you please XXX? は既知の相手、社内メール、比較的短いメールの時に、私は使っています。

  • Would you please inform the followings to Australia local team?
  • 下記のことをオーストラリアローカルチームに伝えていただけますか?

  • Would you please take a look at the following email correspondence?
  • 以下のメールのやりとりを見ていただけますか?

  • Would you please provide your inputs to the comments in the attached file?
  • 添付ファイル内のコメントに対して、あなたのインプットをいただけますか?

プロフェッショナルな書き出し

例文

Dear John, Jane and Mary,

I hope you are well.

This is Hiro, Medical Writer from Japan.

I'm writing to ask you to provide your inputs to the comments in the attached file.

  • John, please see the Comments A1~A3.
  • Jane, please see the Comments A4~A6.
  • Mary, please see the Comments A7~A9.

冒頭3行が全て英語メールの定型表現だった場合、どのような印象を持ちますか?

私は次のように思います。

この人、英語メールのルールを知ってるな。きっと、英語での仕事経験が豊富なんだろうな。

メールの内容も簡潔でわかりやすいし、プロフェッショナル感あり。この人信頼できそう。

伝えたいメッセージ

書き出しは定型表現で処理し、本題に注力する

良くも悪くも、英語メールの書き出しには定型表現があるので、そこは形式的にささっと処理をして、その次に何を書くかに集中するのが吉です。

でも、定型表現にガチガチに囚われて、そこから外れることを恐れてしまうのも、本末転倒ですよね。

なので、定型パターンを参考にしつつも、ガチガチにならず、柔軟に、伸び伸びと。

そのように英語メールを書いていただけると、この記事を書いた甲斐があり、私もうれしく思います。

英語で勝負しない

英語メールの書き出しは、件名や宛名より自由度が上がるので、追加のメッセージがあります。

まず要件を書いて、細かな情報は、その後で、箇条書きで書く。
特に、英語に自信がない場合は、なおさら、以下のことが重要になってきます。

  • 最初に要件を書く。
  • 細かな情報は後に書く。
  • だらだら文章を書かない。
  • 複雑な内容は各要素に分解して箇条書きにする。

英語力はすぐには上がらないので、今すぐできる、英語以外でできる工夫をする。

英語ネイティブじゃないからこそ、英語で勝負しない。

上記は、日本語ネイティブが、外資系グローバル企業でサバイブするための、私の持論です。


メールの相手も忙しいはずなので、ごちゃごちゃしたメールは読みにくいですし、後回しにされたり、最悪忘れられて、結局、困るのは自分。

相手のためにも、自分のためにも、メールはシンプルで読みやすい方が、お互いに Win-Winです。

まとめ

英語メールの書き出し

  • 1行目は相手への気づかい: I hope you are well.
  • 2行目は自己紹介: This is Hiro, Medical Writer from Japan. (既知の相手には省略)
  • 3行目は要件を単刀直入に: I'm writing to XXX. / Would you please XXX?
  • 書き出しは定型表現で処理し、本題に注力する
  • まず要件を書いて、細かな情報は、その後で、箇条書きで書く。
  • 英語力はすぐには上がらないので、今すぐできる、英語以外でできる工夫をする。
  • 英語ネイティブじゃないからこそ、英語で勝負しない。



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れおん

日系企業を3年未満で退職し、外資系10年目(3社目)。現職はメディカルライターとして、新薬の開発/承認申請に関する文書を書いています。日本で生まれ、日本で育ち、日本で英語を勉強しました(TOEIC 915@2019年)。帰国子女でも留学経験者でもない、普通の日本人だからこそ伝えられることを、英語、転職を中心に発信していきます。詳細プロフィールはこちら

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