英語リマインドメールの例文:丁寧、嫌味にならない、緊急時の催促from外資系の現場から

英語リマインドメールの例文:丁寧、嫌味にならない、緊急時の催促from外資系の現場から

とんかつ
英語メールでのリマインド/催促は、どう書けばいいのだろう?
例文、件名タイトル、プロフェッショナルな考え方の、全てを知りたいな。
やきとり
れおん
この記事はこんな疑問に答えます。

この記事を書いた人

今年で外資系歴10年目になる、日本生まれ日本育ちの日本人です。TOEICは対策なしで915(2019年)。独学でここまできた経験を、日本人英語学習者のために共有しています(詳細プロフィールはこちら▶︎)。

英語のリマインドメール:件名/タイトル

英語のリマインドメールの、件名/タイトルの例を以下に列挙しました。

XXXXXは今までの件名そのままとお考えください。

リマインドメールを書くとき、わたしは冒頭にこれらを追加しています。

英語のリマインドメール:一般的な件名/タイトル

Reminder: XXXXX

リマインドメールにおいて、もっとも典型的な件名/タイトルです。

社内外、誰にでも使える、万能型です。

表現に迷った時は、とりあえずこれを使っておけば大丈夫です。

英語のリマインドメール:丁寧な件名/タイトル

Please Reply: XXXXX

「Please」があるため、丁寧な件名/タイトルです。

これも社内外誰にでも使えます。

Reminderとの使い分けにおいて、大きな違いはありませんが、

わたしは「Reply(返信)」を強調したいときに、こちらを使っています。

英語のリマインドメール:少しくずした件名/タイトル

Pls Reply: XXXXX

「Pls」は「Please」の省略形です。

そのため「Please Reply: XXXXX」より丁寧度は下がります。

基本的に、社外の人や、社内でもよく知らない相手には、使わないのが無難です。

英語のリマインドメール:緊急時の件名/タイトル

Urgent: XXXXX

Urgent = 緊急 という意味です。

Urgent は、ビジネス英語において一般的な単語なので、これを件名の最初に追加すれば、

件名だけで、緊急であることを相手に伝えることができます。

英語のリマインドメール:例文

英語のリマインドメール:頻出例文

  • Please allow me to send you a gentle/friendly reminder.
  • (リマインドをお送り出せていただきます。)

  • This is a gentle/friendly reminder.
  • (これはリマインドです。)

  • Just a gentle/friendly reminder.
  • (ただのリマインドです。)

(reminderはリマインドの名詞形で、gentle かfriendly かはどちらでもOKです。)

これらはリマインドメールで頻出の定型的な例文です。

期限に余裕があるとき、ないとき、両方で使えます。

私も何度も使ったことがありますし、何度も受信したことがあります ^^;

英語のリマインドメール:丁寧な例文

件名:Reminder: XXXXX

Dear John,

Please allow me to send you a gentle reminder.

(リマインドをお送りさせていただきます [gentleがうまく訳せません^^;])

We need your reply by the end of this week.

(私たちは今週中にあなたの返信を必要としています [by ~で期限を明記])

I'm afraid you are busy, but we look forward to your reply.

(お忙しいと思いますが[一応、相手への気づかいを表現]、ご返信をお待ちしています)

Thank you.

(最後は感謝で締める)

Best regards,
Taro

英語のリマインドメール:少しくずした例文

件名:Pls Reply: XXXXX

Hi Jane,

Just a gentle reminder.

(ただのリマインドです。)

Please reply at your earliest convenience.

(時間のあるとき、返信お願いします。)

Thanks.

(Thank youからThanksにくずしています。)

Kind regards,
Taro

~ at your earliest convenience.

ビジネス英語の定型表現で、日本語にするなら「都合の良い最速のタイミングで」。英語メールに慣れていないと「~ when you have time.」と書きがちで、それも間違いではありませんが、「~ at your earliest convenience.」の方がプロフェッショナル感を出せます。

英語のリマインドメール:嫌味にならない例文

件名:XXXXX

May I follow up this?

May I follow up this? は、

これをフォローアップしてもよいですか?=その後どうなったか教えていただけますか?

という意味です。

Hi John や Kind regards すら書かず、件名もそのままに、本当にただこの1行。

May I ~?という丁寧な表現と、たった1行という気軽さのバランスが絶妙です。

台湾人上司から学んだ。

この1行は、当時の台湾人上司が使っていた1行で、このリマインドメールを受け取った時は、イラっとすることなく、素直に受け取れて、なるほどな、と思った経験があります。

彼女は、日本の私だけでなく、アジアパシフィックリージョン各国に部下をもち、グローバルからも、ローカルからも信頼の厚い、すばらしい人格者でした。

その彼女から学んだ1行として、それ以来私も重宝しています。

英語のリマインドメール :緊急時の催促

英語のリマインドメール :緊急時の催促 > 3つのポイント

さて、ここからは、ギリギリの状況でのリマインドについて、プロフェッショナルな考え方をご説明します。

ポイントは以下の3点です。

  1. 相手への配慮を示す。
  2. リマインドしている理由を示す。
  3. 返信しないとどうなるか、具体的被害を示す。

相手への配慮を示す。

I'm afraid that you are busy with other works, but ~
他の業務でお忙しいとは思いますが、

相手も人間ですし、相手にも都合がある。

いくらこちらのリマインドが正当なものだとしても、一方的にこちらの目線だけでリマインドするのは、相手にとっても気持ち良いものではないはず。

まずは相手への配慮を示すのが、プロフェッショナルな対応というものです。

リマインドの理由を示す。

Please allow me to ask you this as per XXX.
XXXにもとづいてこれをお願いしています。

ビジネス英語に頻出 as per

「as per ~」は「〜のとおりに」という意味のビジネス英語頻出表現です。

私は、相手への配慮を示したあとは、リマインドしている理由を示すようにしています。

このリマインドは、私の個人的なものではなく、会社同士の合意事項や、社内のルールにもとづいているんだよと。

XXXに入るのは、例えば、私の業務だと、以下のようなものがあります。

  • the agreed timeline.
  • (お互いに合意したタイムライン)

  • the XXX Manual.
  • (ナントカマニュアル=両社で合意した手順書)

  • the XXX Plan.
  • (ナントカプラン=両社で合意した手順書)

これらを明記することで、「忙しいなか申し訳ないないけど

(↑本当はイラついているけど、プロフェッショナルとしての演技です 笑)

こっちはリマインドせざるを得なくてしていること」「期限内に返信しなかった場合、相手の責任問題になること」を示しましょう。

返信しないとどうなるか、具体的被害を示す

We need your approval WITHIN TODAY at your local time; otherwise we will not be able to meet the submission deadline of XXX, and the next submission will have to be postponed one month later.
あなたの現地時間で、今日中に承認してください、じゃないと、私たちはXXXの提出期限を守ることができず、次の提出機会は一ヶ月後に延期せざるを得ません。

便利な単語 otherwise

otherwiseは、ビジネス英語で使い勝手の良い単語です。意味は「~; otherwise S + V ~.」で「さもないとS + V~ということになる。」

最後は、返信しないとどうなるか、具体的被害を明記します。

ぶっちゃけ、おどし、プレッシャーをかけるわけですね。

しかも、赤字、太字で。

ここがポイント

感情を排除し、事実のみを書くことがポイントです。期限が迫っていて、気持ちが焦ると、どうしても感情的になってしまうこともありますよね。でも、「なぜ返信してくれないのですか?」みたいなのは、もう最悪のリマインドです。相手も気持ちよくないだけでなく、自分の評価をとぼしめることにもなるので、そこはグッと我慢しましょう。感情を排除し、事実のみを記載するのが、プロフェッショナルな振る舞いです。

こっちは相手の保護者ではないので、何でもかんでもはフォローしきれません。

こちらはできることを、たんたんとやるのみ。

その証拠は、しっかりとメールで残しておく。

それで、期限が守れなかった時は、相手の責任。

That's all. ですね。

そのためにこちらがあたふたしたり、EUやUSの業務時間に合わせて、残業する筋合いは全くないと、私は思います。

英語のリマインドメール:緊急時の催促 > 例文

上記のポイントをまとめた催促メール案を、以下に書いてみました。

設定は、下記のとおりです。

  • メールの相手はUS、つまり、日本とは業務時間が重ならない。
  • このメールを送ったら、自分は業務終了。
  • 翌朝、期待するレスポンスが得られていなかったら、締め切りオーバーでアウト。
件名:Urgent: Your Approval Required Within Today

Dear John,

I'm afraid that you are busy with other works, but please allow me to ask you this as per the XXX Manual.

(前半は相手への気づかい、後半はリマインドの根拠を示しています)

We need your approval WITHIN TODAY at your local time; otherwise we will not be able to meet the submission deadline of YYY, and the next submission will have to be postponed one month later.

(太字で期限を強調、太字かつ赤字で相手が返信しなかった場合の具体的被害を明示=相手にプレッシャーをかけています)

Again, I imagine you are busy, but please take care of this so that we can meet our timeline.

(前半は相手への気づかい、後半はリマインドの目的=タイムラインを守る事=お互いに共通の目的を達成するために仕事をしている事を示す=ポジティブにクローズする)

We look forward to your approval.

(あなたの承認を楽しみにしています=お待ちしています。)

Thank you.

Best regards,
Taro

ここがポイント

プレッシャーをかける部分を、相手への気づかいでサンドイッチ。後半はso that we can~.でポジティブにクローズ。

ポジティブな so that

「so that S + V ~.」は 「〜するために」を表現できる便利なフレーズです。「so that we can ~.」で「私たちが〜できるように」とポジティブな一文を導くことができます。

リマインドには根回しも重要

こちらは相手の保護者ではないのですが、できることは全てやるのがプロフェッショナルというもの。

リマインドメールの他に、根回しもしておくと、リマインドの成功確率を上げることができます。

私の経験では、以下の経路が考えられます。

返信してほしい相手が社内の人の場合

  • プロジェクトマネージャー → 本人
  • 自分の上司 → 相手の上司 → 本人

相手が社外の場合(仮にUKの人の場合)

  • 弊社プロジェクトマネージャー → クライアントプロジェクトマネージャー → 本人
  • 弊社UKチームの誰か → 本人

ここまでやって、ダメだったら、その時はその時。

命まで取られるわけじゃないし、そもそも悪いのは返信しない相手。

こちらにできることは全てしたことは、記録としてメールに残っていますから、ディフェンスは完璧です。

さっと切り替えて、次の仕事の集中するのが吉。

少なくとも私はこう思うようにしています。

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この動画のテーマは、本記事と同じ=返信の催促。

ちゃっかり相手の上司にチクるテクニックが学べます(笑)

ぜひ使ってみてください。返信しない悪人は、きっちりとがめていきましょう(笑)

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まとめ

プロフェッショナルな書き方/考え方

  • 最も一般的な定型表現は Please allow me to send you a gentle/friendly reminder.
  • 「~ at your earliest convenience.」は「when you have time.」のプロフェッショナルな表現。
  • 嫌味にならないリマインドとして「May I follow up this?」がおすすめ。
  • ガチのリマインドでは「相手への配慮」「リマインドの理由」「返信しない場合の具体的被害」を示す。
  • メール以外で、根回しもできるとなお良い。



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  • この記事を書いた人

れおん

日系企業を3年未満で退職し、外資系10年目(3社目)。現職はメディカルライターとして、新薬の開発/承認申請に関する文書を書いています。日本で生まれ、日本で育ち、日本で英語を勉強しました(TOEIC 915@2019年)。帰国子女でも留学経験者でもない、普通の日本人だからこそ伝えられることを、英語、転職を中心に発信していきます。詳細プロフィールはこちら

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