英語メールの書き方:丁寧な依頼・協力のお願い【緊急時は感情に訴える】

英語ビジネスメールの例文:丁寧な依頼・協力のお願い【緊急時は感情に訴える】

とんかつ
英語メールでのお願い・依頼は、どう書けばいいのだろう?
人にお願いするのって、日本語でも言い方が難しいよね。
やきとり
れおん
特に緊急の時こそ、相手に失礼のないように気をつけないと。
「メールはアート」。いかに相手を動かすか、腕の見せ所だね。
うなぎ

この記事を読んでわかること

  • 英語メールでの依頼・お願いの書き方(例文+ポイント解説)
  • ビジネスでも通用する丁寧な表現
  • 緊急のお願いをする時の戦略例文(本文+件名も)

この記事を書いた人

今年で外資系歴10年目になる、日本生まれ日本育ちの日本人です。TOEICは対策なしで915(2019年)。独学でここまできた経験を、日本人英語学習者のために共有しています(詳細プロフィールはこちら▶︎)。

英語メールでの依頼・お願いの書き方

ビジネスでも通用する、丁寧な依頼・お願い表現

定型表現

  • Please ~.
  • Would/could you please ~?

英語の依頼・お願いメール - 記載例

例文

件名:Your Inputs Required

Dear John,

I'm writing to ask your inputs to the comments in the attached file.

(添付ファイル内のコメントにあなたのインプットをお願いするために書いています)

Please comment and send it back to us within this week.

(今週中に、コメントと返送をお願いします。(withinは「〜中」の期限を示す前置詞))

(または、Would you please comment and send it back to us within this week? でもOK)

If you have any questions, please let me know.

Thank you.

Kind regards,
Taro

ここがポイント

  • 件名:○○Required は「○○が必要=お願いします」の定型表現。
  • 書き出し:I'm writing to 〜 は、冒頭で使える万能表現。
  • 本文:Pleaseで丁寧に、withinで期限を明記。
  • 結び:If you have ~ の一文もお決まりのパターン。

上記のメール案は、定型表現を組み合わせた、基本中の基本です。

正直、誰でも書けるし、誰が書いても同じ。

この記事では、そこにとどまらず、さらなる高みを目指していきたいと思います。

メールはアート

「メールはアートだ」

世界50カ国にオフィスをもつグローバル企業の、とあるプロジェクトマネージャーはこう言いました。

自分の期待するとおり、いかに相手に行動してもらうか。

同じ内容でも、Aさんのメールでは反応がないけど、Bさんのメールだとなぜか反応率が良い。

こういうことが当たり前のように起こる。


英語メール経験の少なかった時、私はAさんだったと思います。

今の自分がBさんになれているかはわかりませんが、そうなれるように努力しているつもりです。


ただ英語でメールを書くだけなら、誰でもできるわけで、

(将来的にはAIでも書けるようになるかもしれませんね)

本当の勝負は、時間がないギリギリの状況の中、一通のメールだけで、確実に期待どおりの結果を得れるかどうか。


以下に、緊急時の考え方と実際の例文を、ケーススタディーとして見ていきましょう。

ケーススタディー:英語メールで緊急のお願いをする

緊急な状況設定

  • ルール上、相手は5日以内に返信すればいい。
  • でも、こちらのやむを得ない都合で、1日以内に返信してほしい。
  • 相手はUSにいて、日本と業務時間が重ならない。
  • このメールを送ったら、自分は業務終了。翌朝の結果を待つしかない。
  • 翌朝、自分の望む返信が得られていなかったら、期限オーバーでアウト。

私の戦略

  • ロジックではなく、感情に訴えるアプローチをとる。
  • こちらが大変そう、困ってそう、かわいそう、助けてあげたい、と思わせるように、弱者を演じる。
  • 緊急対応してもらえなかったら、どんな被害が出るかを伝え、ちゃっかりプレッシャーもかける。

例文

▼件名

[Time Sensitive]Help Needed Within Today (If Possible, Please)

▼本文

Time Sensitive

(Time Sensitiveは件名の記事で紹介したガチの緊急時に使うテクニックです。)

Dear Jane,

I'm writing to ask you if you could complete your review/approval to the attached files WITHIN TODAY at your local time.

(本日中に添付ファイルのレビューと承認をお願いできるか確認させてください。)

I imagine it is not easy for you to deal with this type of urgent request, because I understand you have 5 working days for this task as per the XXX Plan.

(このような緊急リクエストに対応することは簡単ではないと想像しています、なぜならXXXプランに従えばあなたの持ち時間は5日ある事を私も知っているためです。)

I feel terribly sorry that I have to ask this. But this is based on the comments from the ethics committee in Australia.

(このようなお願いをせざるを得ないことを、大変申し訳なく思います。しかしこれは、オーストラリアの倫理委員会からのコメントによるものです。)

If we couldn't meet this deadline, we wouldn't be able to move forward to the next step, ZZZ. Our schedule would be delayed by two weeks.

(もし私たちがこの締め切りを守れなかった場合、次のZZZというステップに進むことができなくなります。私たちのスケジュールは2週間遅れることになります。)

If "within today" is not possible, please consider "within two working days."

(もし「本日中」が不可能であれば、「2日以内」をご検討ください)

It would be highly appreciated if you could do this within today. If you or your team happen to have time today, your or your team cooperation would be much appreciated. If possible, please.

(本日中にご対応いただけますと、本当にありがたく思います。もしあなた又はあなたのチームが、偶然にも本日時間があれば、あなた又はあなたのチームのご協力に感謝いたします。もし可能でしたら、お願いします。)

Thank you so much in advance.

Best regards,
Taro

暗記をおすすめ

  • It would be highly appreciated if you could ~.
  • I would highly appreciate it if you could ~.

これらはビジネス英語の定型表現なので、暗記しておくことをおすすめします。「もし〜していただけると、大変ありがたいです。」 I(私)を前面に出したいときはIを主語に、そうじゃないときはItを主語に。wouldやcouldなど、仮定法過去になっている点も注目です。仮定法過去の感覚は、文法の個別記事【英文法】苦手から得意へ。文法の勉強を終わらせ、その先へ行ける1冊。内の「ネイティブの感覚、事例1」に詳しく書いています。

少し文章が長く感じられたかもしれませんが、緊急時のメールこそ、私はあえて、文章で行くようにしています。

(平常時のメールでは、シンプルにすることを重視し、箇条書きを多用することが多いのですが)

本来のルールに従うなら、却下されるのが当たり前で、

そのルールを超えて、例外的にやってもらうためには、相手の感情に訴えるアプローチが必要だと思うためです。

相手にはルールという絶対的な盾があるわけで、そこにビジネスちっくなロジックで突っ込んでいっても、玉砕するのは火を見るよりあきらか。

だからこそ、緊急時に限っては、人間の感情に訴えるアプローチの方が、勝率が高いと、私は思っています。

ピンチはチャンス

このような緊急事態になったとき、あなたはどう思いますか?

私は「経験を積むチャンスが来た!」と、緊急事態を大歓迎します。

平常時のメールなど、誰でも書けるわけで、そんなことばかりしていても、つまらないし、自分の経験値としては、むしろマイナス。

どれだけ修羅場をくぐって来たかが、自分にしか出せない価値、AIに真似できない価値だと思うからです。


と、少し偉そうなことを書いてしまいましたが、私もまだ100発100中の域には達していません。

結果がどうなるかは、やってみないとわかりませんが、少なくとも、ピンチを楽しめるメンタルは持ち続けていたいと思っています。

まとめ

相手を動かすお願い/依頼メール

  • お願いの定型表現は 「Please ~.」と「Would/could you please ~?」
  • メールはアート。自分の期待するとおり、いかに相手に行動してもらうか。
  • ルールを超えて、例外的にやってもらうためには、相手の感情に訴えるアプローチが必要。
  • ピンチは経験を積むチャンス。



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れおん

日系企業を3年未満で退職し、外資系10年目(3社目)。現職はメディカルライターとして、新薬の開発/承認申請に関する文書を書いています。日本で生まれ、日本で育ち、日本で英語を勉強しました(TOEIC 915@2019年)。帰国子女でも留学経験者でもない、普通の日本人だからこそ伝えられることを、英語、転職を中心に発信していきます。詳細プロフィールはこちら

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