【英語メール書き方 Tips】読んでもらえる件名/タイトルの考え方【ガチの緊急時はこうする】

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【英語メール書き方 Tips】読んでもらえる件名/タイトルの考え方【ガチの緊急時はこうする】

とんかつ
英語メールの件名/タイトルってどう書くのが自然なんだろう?
忙しい相手に読んでもうには、どんな件名/タイトルがいいのかな?
やきとり
K
この記事はこんな悩み、疑問に、実例とともに答えます。

この記事を書いた人

今年で外資系歴9年目になる、日本生まれ日本育ちの日本人です。独学でここまできた経験を、日本人英語学習者のために共有しています(詳細プロフィールはこちら▶︎)。

今までに書いた英語メールは1万件以上、読んだのは3万件以上(※)。この記事はそんな経験に基づいて書かれています。

※数え方

  • 書いた数:1日平均10件、年間200日労働で 10x200x7年=14,000件
  • 読んだ数:書いた数の3倍(感覚値)
LOBi 400X400

英語メールの件名/タイトルの書き方

各単語の最初の一文字は大文字にする

例えば、下記の2つをご覧ください。

  • Confirmation of the order number
  • Confirmation of the Order Number
  • (注文番号の確認)

明らかに後者の方が見やすいですよね。

各単語の1文字めは、大文字にするのが吉です。

例外は前置詞、冠詞、接続詞

では、下記の2つはどうでしょう?

  • Confirmation of the Order Number
  • Confirmation Of The Order Number
  • (注文番号の確認)

後者は、OfとTheが目立つことによって、Confirmation, Order, Numberの目立ちが減ってしまいました。


接続詞にも同じことが言えます。
  • Question about Refund and Return
  • Question About Refund And Return
  • (返金と返送についての質問)

上記の例だと、Andよりandの方が、RefundとReturnが目立っていますよね。

前置詞、冠詞、接続詞は小文字にしておくと、強調したい単語の邪魔をしなくなります。

参考

ニューヨークタイムズの記事タイトルは、このルールに従っています。

  • Pittsburgh Synagogue Shooting Leaves at Least 4 Dead, Official Says
  • Cesar Sayoc’s Path on Social Media: From Food Photos to Partisan Fury
  • Driven by Trump Policy Changes, Fracking Booms on Public Lands

上記3つは、この記事を書いている時点で、トップページにあったものです。

S+V〜の文章にしない=文字数節約

次の例をご覧ください。

  • We Need Your Review to the Minutes of the Meeting on Oct 1st
  • Review Needed: The Minutes of the Meeting on Oct 1st
  • (10/1の会議の議事録をレビューしてください)

後者の方が、文字数を節約できていますよね。

少しの差に見えるかもしれませんが、文字数は少なければ少ないほど、読み手の負担が減るわけで。

文章にしないことで、Reader-Friendly (読み手に優しい)な件名にすることができます。

悪い件名/タイトル

悪い件名/タイトル

  • Hi
  • Hello
  • Thank you
  • Question
  • Request
  • Update
  • Reminder
  • Appointment
  • Confirmation
  • Congratulations

ココがダメ

何についてのメールか、内容がわからない

良い件名/タイトル

良い件名/タイトル

  • Follow up: Thank You for Your Visit to Our Office
  • Question about the Meeting on Sep 10th
  • Request for Estimate
  • Status Update: Project A
  • Reminder: Your Reply Required within this Week: Re XXX(過去のメールのまま)
  • Appointment on Oct 20th (Mon) 3PM
  • Confirmation of the Order Number
  • Congratulations on Your Promotion

ココが良い

何についてのメールか、件名だけで理解できる

15の状況別 - 件名/タイトルの実例

初めての相手へ/自己紹介/挨拶

  • Introduction - Taro Yamada of XXX
  • 自己紹介 - XXX(会社名)の山田太郎

  • Greetings - Taro Yamada of XXX
  • ご挨拶 - XXX(会社名)の山田太郎

お礼

  • Thank You for Your Order
  • 注文のお礼

  • Thank You for Your Visit Today
  • 本日の弊社訪問へのお礼

  • Thank You for Today's Presentation
  • 本日のプレゼンテーションのお礼

〜について

  • Regarding the Meeting on Nov 1st
  • 11/1の会議について

  • About the Order Number 123
  • 注文番号123について

質問/問い合わせ

  • Inquiry about Price
  • 価格についての質問/問い合わせ

  • Question about Product A
  • 商品Aについての質問/問い合わせ

お願い/依頼

  • Request for Estimate
  • 見積もりのお願い/依頼

  • Request for Price List
  • 価格表のお願い/依頼

  • Request for Sample
  • サンプル(提供)のお願い/依頼

キャンセル

  • Cancellation of the Meeting on Nov 1st
  • 11/1の会議のキャンセル

  • Cancellation of Order#123
  • 注文番号123のキャンセル

招待

  • Invitation to the Team Meeting @11AM Every Mon
  • 毎週月曜日11AMのチームミーティングへの招待

  • Invitation to X'mas Party
  • クリスマスパーティーへの招待

  • Invitation to Farewell Party for John
  • ジョンの送別会への招待

お知らせ

  • Notification of Change of Schedule
  • スケジュール変更のお知らせ

  • Notification of Shipment
  • 出荷のお知らせ

  • Announcement of New Director
  • 新ディレクターのお知らせ

確認

  • Confirmation of Order #123
  • 注文番号123の確認

  • Confirmation of the Meeting on Nov 1st 3PM @ Our Office
  • 11/1 3PM、私たちのオフィスでの会議についての確認

  • Meeting Confirmation on Nov 1st 3PM @ Our Office
  • 同上

提案

  • Proposal for Budget
  • 予算の提案

  • Proposal for New Plan
  • 新プランの提案

  • Proposal for New Business
  • 新ビジネスの提案

謝罪

  • Apology for My Late Reply
  • 遅い返信へのお詫び

  • Apology for This Late Reply
  • 遅い返信へのお詫び

  • Apology for Delay of Schedule
  • スケジュール遅延のお詫び

お祝い

  • Congratulations on Your Promotion
  • 昇進おめでとう

  • Congratulations on Your New Baby
  • ご出産おめでとう

  • Congratulations on Winning the X Award
  • X賞の受賞おめでとう

ワンランク上のテクニック

  • 重要だから読んでほしいとき
  • 相手のアクションが必要なとき
  • 緊急事態のとき

重要だから読んでほしいとき

  • Please Read: XXX
  • Important: XXX

重要だから読んでほしいときは、ダイレクトにPlease ReadまたはImportantの二択が考えられます。

どちらにするかは、どちらでもよくて、大切なのは、後続のXXXに何を書くか。

例えば

  • Please Read: The Summary of the Client Meeting
  • Important: The Contract Change and Its Impact to Us

1つ目は、クライアントと会議してきた内容を、社内のメンバーに伝えたいとき。

2つ目は、クライアントとの契約内容が変更になったことと、それによる自社への影響(例えば、業務内容やタイムラインの変更など)を社内に伝えるとき。

参考

  • Pls Approve: Annual Leave on Nov 2nd (Fri)
  • 軽めの内容の場合、PleaseをPlsに省略することもあります。例えば、上司への有給休暇(Annual Leave)や病気休暇(Sick Leave)の申請みたいな、却下される可能性がゼロのものとか。仕事に関することでも、相手との関係性によっては使っても全然大丈夫です。Plsを使う理由は、文字数を減らすため=Reader-Friendlyにするためと、自分もPlsの方が早く楽に書けるからです。

相手のアクション/返信が必要なとき

  • Action Required: XXX by YYY
  • Response Required: XXX by YYY

どちらもフルだと Action/Response (is) Required なのでしょうけど、メールの件名では is が省略されるのが一般的です。

確かにこの方が文字数が少なくてわかりやすいですよね。

XXXにはアクション/レスポンスしてほしい内容、YYYでは期限を明記します。

例えば、

  • Action Required: Complete the Security Policy Training by Oct 31st EOB
  • Response Required: Update the Progress Tracker by the End of this Week

1つ目は、情報セキュリティーポリシーのトレーニングを期限内に完了してほしいとき、

2つ目は、進捗管理のトラッカーを更新して、その結果を連絡してほしいときの例です。

緊急事態のとき

  • Urgent: XXX
  • URGENT: XXX
  • Time Sensitive: XXX

どれも緊急時に使う件名ですが、使うのは本当に緊急のときだけにしておくのがベターです。

ちょっと緊急くらいで使っていると、本当に緊急のときに、まともに受けとってもらえなくなるので。

Urgent を大文字 URGENT にすると、より緊急感を出せます。


Time Sensitive は、世界50カ国にオフィスをもつグローバル企業で、ナニジンだったかは忘れましたが、使ってる人がいて、なるほどな、と思った表現です。

これは、ネット上に数多ある、英語メールの書き方を紹介するサイトには載っていない、かなりレアな表現ですが、URGENT よりも緊急感を出せる件名として、本当にガチで緊急のときに限り、次のように使っています。

件名:Time Sensitive: XXX
本文:
Time Sensitive

Dear Maria,

XXXXXXXXXXXX

Dear ~ の上に、太字かつ赤字でもTime Sensitive。

これでさらに目に留まりやすくなります。

ただし、ここまでするからには、ガチの緊急事態でないと皆に納得してもらえない点はご注意ください。

あまりに乱発するとウザがられます。

詳しくは別記事で

催促/リマインドや、相手をいかに動かすかは、以下の記事で詳しく書きました。

こちらもぜひ参考にしてください。

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伝えたいメッセージ

上記で紹介したものは、どれも英語メールの基本的な型なので、ぜひ暗記して、いつでもさっと書けるくらいにしていただけると良いと思います。

一方、私は次のことを、より大切なメッセージとしてお伝えしたいです。

これらの型に囚われ過ぎず、自分の頭で自由に考えてほしい

例えば、

  • Review Needed: XXX
  • Action Required: XXX
  • Response Required: XXX

最初のReview/Action/Responseと、その後のNeeded/Requiredの組み合わせはなんでもOKです。

返信がほしい時は Reply Needed でも良いですし、むしろこれが、一番文字数が少なくて、スッキリしてるとも言えます。


ResponseよりReplyの方が文字数少ないよな、とか、

RequiredよりNeededの方が文字数少ないしNeedの方がより基本的な単語でわかりやすいよな、とか、

Reader-Friendly(読み手に優しい)を第一に、自分の頭で考えることを大切にしていただけると、暗記に頼らず、ささっと件名が書けるようになれて良いと思います。


もう1つの事例として、Congratulations on Your Promotion の前置詞は on じゃないとダメなのか? for, to, aboutだとダメなのか?

正しくは on みたいですが、for, to, aboutでも意味は通じますし、だからこいつはダメだ、とは絶対になりません。

その理由は、次のとおりです。

  1. このメールの本題は昇進へのお祝いであり、前置詞の正確性ではない
  2. 英語話者の8割かつ世界人口の95%を締める非ネイティブ(※)のほとんどはonじゃなきゃいけない理由を知らない可能性が高い
  3. 相手がそれを知ってるネイティブまたは非ネイティブだとしても、1と同じ理由で大した問題にはならない

定型パターンを参考にしつつも、細かいことにとらわれ過ぎず、自分の頭で自由に考え、伸び伸びと英語メールを書いていただけると、この記事を書いた甲斐があり、わたしもうれしく思います。

まとめ

英語メールの良い件名

  • 各単語の最初の一文字は大文字にする
  • 例外は前置詞、冠詞、接続詞
  • S+V~の文章にしない=名詞形で文字数節約
  • 悪い件名:何についてのメールか、内容がわからない
  • 良い件名:何についてのメールか、件名だけで理解できる
  • 一番大切なのはReader-Friendlyであること
  • 定型パターンを参考にしつつも、細かいことにとらわれ過ぎないこと

英語にも転職にも人生を変える力がある

英語力を生かして外資系に転職した人たちの転職体験談です。

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  • この記事を書いた人

K

日系企業を3年未満で退職し、外資系10年目(3社目)。現職はメディカルライターとして、新薬の開発/承認申請に関する文書を書いています。日本で生まれ、日本で育ち、日本で英語を勉強しました(TOEIC 915@2019年)。帰国子女でも留学経験者でもない、普通の日本人だからこそ伝えられることを、英語、転職を中心に発信していきます。詳細プロフィールはこちら

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