【英語メール書き方 Tips】質問、問い合わせ、確認の仕方【箇条書きを有効活用する】

【英語メール書き方 Tips】質問、問い合わせ、確認の仕方【箇条書きを有効活用する】

とんかつ
英語メールでの質問、問い合わせ、確認。時差のある海外と何度もやりとりして、何日もかかるのはイヤだ。
複雑な内容も、一往復のメールで確実に回答を引き出すコツがあれば知りたいな。
やきとり
れおん
この記事はこんな悩み、疑問に、実例とともに答えます。

この記事を書いた人

今年で外資系歴10年目になる、日本生まれ日本育ちの日本人です。TOEICは対策なしで915(2019年)。独学でここまできた経験を、日本人英語学習者のために共有しています(詳細プロフィールはこちら▶︎)。

英語メールの質問、問い合わせ表現

件名

  • Question about XXX
  • Request for XXX

宛名

  • Dear John (ファーストネーム)
  • To whom it may concern (ご担当者様への意味) *
  • Dear Customer Support/Service/Center **
  • *相手の名前が不明な場合
    **カスタマーサポート/サービス/センターに問い合わせる時

書き出し

  • I have a question about XXX.
  • I'm writing to ask about XXX.
  • I have a request for XXX.
  • I would like to request XXX.

ここがポイント

「have a question」は「have an inquiry」、「ask you」は「inquire you」、「about」は「regarding」と、よりビジネスらしく固い表現に言い換え可能ですが、私は「question」「ask」「about」を使うようにしています。理由は、英語話者の8割は英語非ネイティブなため、できるだけシンプルな言葉を使う方が相手に通じる可能性が高いためです。詳しくは以下の参考記事をご覧ください。

参考:英語話者の8割は英語非ネイティブ

英語話者の8割は英語非ネイティブであることと、その注意点は、私がこのブログで伝えたい、キーメッセージの一つです。

詳しくは以下の記事もぜひご覧ください。

質問、問い合わせの例文

  • If possible, would you please send me a catalogue?
  • (もし可能なら、カタログを送っていただけますか?)

    (catalogue=カタログの部分は、price list=価格表、sample=サンプルなど、様々に言い換え可能。)

  • I have bought your product (order number XXXXX) on Nov 26th (Mon), but it has not yet delivered to me. Would you please confirm how it's going?
  • (11/26(月)に注文番号XXXXXの商品を買いましたが、まだ私のところへ届きません。今どうなっているかご確認いただけますか?)

  • Would it be possible to send the product A to our office (address shown below) by the morning of Dec 7th (Fri) at Japan time?
  • (商品Aを、日本時間12/7(金)朝までに、私たちのオフィス(下記住所)に送っていただくことは可能ですか?)

メールの実例

質問が1つの場合

件名: Question about Order #12345

To whom it may concern,

(ご担当者様)

I have a question about Order #12345.

(注文番号12345について質問があります。)

I have bought your product on Nov 26th (Mon), but it has not yet delivered to me.

(11/26(月)に御社の商品を購入しましたが、まだ私のところに届きません。)

Would you please confirm how it's going?

(今どうなっているか状況を教えていただけませんか?)

I look forward to hearing from you soon.

(ご返信をお待ちしています。)

Thank you.

Best regards,
Taro

質問が複数ある場合

件名: Question about XXXXX

Dear Customer Support,

I would like to ask you the following questions.

(下記事項について質問があります。)

  • AAAAAAAAAA?
  • BBBBBBBBBB?
  • CCCCCCCCCC?

I look forward to hearing from you soon.

(ご返信をお待ちしています。)

Thank you.

Best regards,
Taro

英語メールの確認表現

質問や問い合わせというより、多分こうだと思うけど、そうだよね?という確認をしたい時もありますよね。

その場合は、下記の表現が有効で、私もよく使っています。

  • May I understand that S+V~?
  • (S+V~と理解していいですか?)

  • My understanding is that S+V~. Is this correct?
  • (私の理解はS+V~です。これで合っていますか?)

  • Just to confirm, are you saying that S+V~?
  • (念のため、S+V~ということですか?)

ここがポイント

上記の例文は全て、相手が「yes or no」で回答できるようになっています。こちらの推測が正しければ、相手はyesの一言で回答できるので、返信も早くもらいやすいです(この質問形式をyes-no questionと言います)。間違っても、「どういう意味ですか?」などとopen end questionで確認してはいけません。その場合、相手はもう一度回答を言い換えなければならず、めんどくさいため、返信を後回しにされがちになってしまいます。

英語メールで複雑な質問、問い合わせ、確認をするコツ

ここまでは、比較的シンプルな質問/問い合わせ、確認の仕方を紹介しました。

ここからは、複雑な内容を処理するコツを見ていきましょう。

ポイントは英語をがんばらないことです。

複雑な質問、問い合わせ

件名: Questions about XXXXX

Dear John,

I would like to ask you the following questions.

(下記事項について質問があります。)

Questions

  • Q1: XXXXXXXXXX?
  • Q2: If Q1 is yes, YYYYYYYYYY?
  • Q3: If Q1 is no, ZZZZZZZZZZ?

Situation

  • AAAAAAAAAA.
  • BBBBBBBBBB.
  • CCCCCCCCCC.

(状況を説明する上で重要な情報を箇条書き。)

Supportive Info

  • DDDDDDDDDD.
  • EEEEEEEEEE.
  • FFFFFFFFFF.

(状況を説明する上で参考になる情報を箇条書き。)

(上述のSituationより重要度は低い。場合によっては省略する。)

Considerations

  • GGGGGGGGGG.
  • HHHHHHHHHH.
  • IIIIIIIIII.

(問題を考える上で考慮すべき内容を箇条書き。)

(不要な時は省略可。)

If you have any questions, please let me know.

(ご不明点があればお知らせください。)

Thank you.

Best regards,
Taro

ここがポイント

  • 英語をがんばらない=自分は英語ネイティブじゃないからこそ、英語以外で工夫する。
  • 箇条書き(情報を分解、整理)して、文章にしない(英語以外で工夫する)。
  • 太字、赤字、斜線などで、ポイントを強調する(英語以外で工夫する)
  • 結論(質問)を先に、重要なことを先に、重要じゃないことを後に書く(英語以外で工夫する)。

複雑な確認 (例:問題の報告と解決案の確認)

件名: Issues and Proposed Actions

Dear John,

We have found the following issues and I would propose some actions. Please confirm if you agree with my proposal.

(私たちは以下の問題を見つけました。私はいくつかのアクションを提案します。それに同意いただけるか、ご確認をお願いします。)

Issues

  • XXXXXXXXXX.
  • YYYYYYYYYY.
  • ZZZZZZZZZZ.

Proposed Actions

  • xxxxxxxxxx.
  • yyyyyyyyyy.
  • zzzzzzzzzz.

Situation

  • AAAAAAAAAA.
  • BBBBBBBBBB.
  • CCCCCCCCCC.

Supportive Info

  • DDDDDDDDDD.
  • EEEEEEEEEE.
  • FFFFFFFFFF.

Considerations

  • GGGGGGGGGG.
  • HHHHHHHHHH.
  • IIIIIIIIII.

I wonder if you had similar experiences before, and I would appreciate any advices you could give me.

(あなたは過去に似た経験をしているのではないかと思います。何かアドバイスをいただけるとありがたいです。)

If you have any questions, please let me know.

(ご不明点があればお知らせください。)

Thank you.

Kind regards,
Taro

ここがポイント

  • 質問、問い合わせの時と同じ。
  • 英語をがんばらない。英語以外でできる工夫をする。
  • 箇条書き(情報を分解、整理)して、文章にしない(英語以外で工夫する)。
  • 太字、赤字、斜線などで、ポイントを強調する(英語以外で工夫する)
  • 結論(質問)を先に、重要なことを先に、重要じゃないことを後に書く(英語以外で工夫する)。

まとめ

質問、問い合わせ、確認

  • 質問、問い合わせの定型表現は「I have a question about ~.」「I'm writing to ask about ~.」など。
  • 質問、問い合わせが複数ある場合は「I have the following questions.」「I would like to ask you the following questions.」とし、箇条書きにする。
  • 確認の表現は、yes-no questionにする。例「May I understand that S+V~?」「My understanding is that S+V~. Is this correct?」「Just to confirm, are you saying that S+V~?」

複雑な質問、問い合わせ、確認

  • 英語をがんばらない=英語以外でできる工夫をする。
  • 箇条書き(情報を分解、整理)し、文章にしない。
  • 太字、赤字、斜線などで、ポイントを強調するのも効果的。
  • 結論(質問)を先に、重要なことを先に、重要じゃないことを後に書く。



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れおん

日系企業を3年未満で退職し、外資系10年目(3社目)。現職はメディカルライターとして、新薬の開発/承認申請に関する文書を書いています。日本で生まれ、日本で育ち、日本で英語を勉強しました(TOEIC 915@2019年)。帰国子女でも留学経験者でもない、普通の日本人だからこそ伝えられることを、英語、転職を中心に発信していきます。詳細プロフィールはこちら

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