英語メールの書き方：読んでもらえる件名/タイトル【ガチの緊急時はこうする】

失敗しない英語学習法：基礎・独学・オンライン英会話・コーチング・アプリ x TOEIC

英語学習には、何年もの地道な努力が必要で、近道などない。 これは半分正しくて、半分間違っている、というのが私の考えです。 確かに英語学習には何年もの地道な努力が必要ですが、近道はあります。 今までに何 ...

続きを見る

英語メールの件名/タイトルの書き方

各単語の最初の一文字は大文字にする

例えば、下記の2つをご覧ください。

明らかに後者の方が見やすいですよね。

各単語の1文字めは、大文字にするのが吉です。

例外は前置詞、冠詞、接続詞

では、下記の2つはどうでしょう？

後者は、OfとTheが目立つことによって、Confirmation, Order, Numberの目立ちが減ってしまいました。


接続詞にも同じことが言えます。上記の例だと、Andよりandの方が、RefundとReturnが目立っていますよね。

前置詞、冠詞、接続詞は小文字にしておくと、強調したい単語の邪魔をしなくなります。

S+V〜の文章にしない=文字数節約

次の例をご覧ください。

後者の方が、文字数を節約できていますよね。

少しの差に見えるかもしれませんが、文字数は少なければ少ないほど、読み手の負担が減るわけで。

文章にしないことで、Reader-Friendly (読み手に優しい)な件名にすることができます。

悪い件名/タイトル

良い件名/タイトル

15の状況別 - 件名/タイトルの実例

初めての相手へ/自己紹介/挨拶

• Introduction - Taro Yamada of XXX

自己紹介 - XXX(会社名)の山田太郎

• Greetings - Taro Yamada of XXX

ご挨拶 - XXX(会社名)の山田太郎

お礼

• Thank You for Your Order

注文のお礼

• Thank You for Your Visit Today

本日の弊社訪問へのお礼

• Thank You for Today's Presentation

本日のプレゼンテーションのお礼

〜について

• Regarding the Meeting on Nov 1st

11/1の会議について

• About the Order Number 123

注文番号123について

質問/問い合わせ

• Inquiry about Price

価格についての質問/問い合わせ

• Question about Product A

商品Aについての質問/問い合わせ

お願い/依頼

• Request for Estimate

見積もりのお願い/依頼

• Request for Price List

価格表のお願い/依頼

• Request for Sample

サンプル(提供)のお願い/依頼

キャンセル

• Cancellation of the Meeting on Nov 1st

11/1の会議のキャンセル

• Cancellation of Order#123

注文番号123のキャンセル

招待

• Invitation to the Team Meeting @11AM Every Mon

毎週月曜日11AMのチームミーティングへの招待

• Invitation to X'mas Party

クリスマスパーティーへの招待

• Invitation to Farewell Party for John

ジョンの送別会への招待

お知らせ

• Notification of Change of Schedule

スケジュール変更のお知らせ

• Notification of Shipment

出荷のお知らせ

• Announcement of New Director

新ディレクターのお知らせ

確認

• Confirmation of Order #123

注文番号123の確認

• Confirmation of the Meeting on Nov 1st 3PM @ Our Office

11/1 3PM、私たちのオフィスでの会議についての確認

• Meeting Confirmation on Nov 1st 3PM @ Our Office

同上

提案

• Proposal for Budget

予算の提案

• Proposal for New Plan

新プランの提案

• Proposal for New Business

新ビジネスの提案

謝罪

• Apology for My Late Reply

遅い返信へのお詫び

• Apology for This Late Reply

遅い返信へのお詫び

• Apology for Delay of Schedule

スケジュール遅延のお詫び

お祝い

• Congratulations on Your Promotion

昇進おめでとう

• Congratulations on Your New Baby

ご出産おめでとう

• Congratulations on Winning the X Award

X賞の受賞おめでとう

ワンランク上のテクニック

重要だから読んでほしいとき

• Please Read: XXX
• Important: XXX

重要だから読んでほしいときは、ダイレクトにPlease ReadまたはImportantの二択が考えられます。

どちらにするかは、どちらでもよくて、大切なのは、後続のXXXに何を書くか。

例えば

• Please Read: The Summary of the Client Meeting
• Important: The Contract Change and Its Impact to Us

1つ目は、クライアントと会議してきた内容を、社内のメンバーに伝えたいとき。

2つ目は、クライアントとの契約内容が変更になったことと、それによる自社への影響（例えば、業務内容やタイムラインの変更など）を社内に伝えるとき。

相手のアクション/返信が必要なとき

• Action Required: XXX by YYY
• Response Required: XXX by YYY

どちらもフルだと Action/Response (is) Required なのでしょうけど、メールの件名では is が省略されるのが一般的です。

確かにこの方が文字数が少なくてわかりやすいですよね。

XXXにはアクション/レスポンスしてほしい内容、YYYでは期限を明記します。

例えば、

• Action Required: Complete the Security Policy Training by Oct 31st EOB
• Response Required: Update the Progress Tracker by the End of this Week

1つ目は、情報セキュリティーポリシーのトレーニングを期限内に完了してほしいとき、

2つ目は、進捗管理のトラッカーを更新して、その結果を連絡してほしいときの例です。

緊急事態のとき

• Urgent: XXX
• URGENT: XXX
• Time Sensitive: XXX

どれも緊急時に使う件名ですが、使うのは本当に緊急のときだけにしておくのがベターです。

ちょっと緊急くらいで使っていると、本当に緊急のときに、まともに受けとってもらえなくなるので。

Urgent を大文字 URGENT にすると、より緊急感を出せます。


Time Sensitive は、世界50カ国にオフィスをもつグローバル企業で、ナニジンだったかは忘れましたが、使ってる人がいて、なるほどな、と思った表現です。

これは、ネット上に数多ある、英語メールの書き方を紹介するサイトには載っていない、かなりレアな表現ですが、URGENT よりも緊急感を出せる件名として、本当にガチで緊急のときに限り、次のように使っています。

件名：Time Sensitive: XXX
本文：
Time Sensitive

Dear Maria,

XXXXXXXXXXXX

Dear ~ の上に、太字かつ赤字でもTime Sensitive。

これでさらに目に留まりやすくなります。

ただし、ここまでするからには、ガチの緊急事態でないと皆に納得してもらえない点はご注意ください。

あまりに乱発するとウザがられます。

詳しくは別記事で

催促/リマインドや、相手をいかに動かすかは、以下の記事で詳しく書きました。

こちらもぜひ参考にしてください。

英語リマインドメールの例文：丁寧、嫌味にならない、緊急時の催促from外資系の現場から

とんかつ英語メールでのリマインド/催促は、どう書けばいいのだろう？例文、件名タイトル、プロフェッショナルな考え方の、全てを知りたいな。やきとりSushi Kこの記事はこんな疑問に答えます。 この記事を ...

続きを見る

英語メールの書き方：丁寧な依頼・協力のお願い【緊急時は感情に訴える】

とんかつ英語メールでのお願い・依頼は、どう書けばいいのだろう？人にお願いするのって、日本語でも言い方が難しいよね。やきとりSushi K特に緊急の時こそ、相手に失礼のないように気をつけないと。「メール ...

続きを見る

伝えたいメッセージ

上記で紹介したものは、どれも英語メールの基本的な型なので、ぜひ暗記して、いつでもさっと書けるくらいにしていただけると良いと思います。

一方、私は次のことを、より大切なメッセージとしてお伝えしたいです。

これらの型に囚われ過ぎず、自分の頭で自由に考えてほしい

例えば、

• Review Needed: XXX
• Action Required: XXX
• Response Required: XXX

最初のReview/Action/Responseと、その後のNeeded/Requiredの組み合わせはなんでもOKです。

返信がほしい時は　Reply Needed でも良いですし、むしろこれが、一番文字数が少なくて、スッキリしてるとも言えます。


ResponseよりReplyの方が文字数少ないよな、とか、

RequiredよりNeededの方が文字数少ないしNeedの方がより基本的な単語でわかりやすいよな、とか、

Reader-Friendly(読み手に優しい)を第一に、自分の頭で考えることを大切にしていただけると、暗記に頼らず、ささっと件名が書けるようになれて良いと思います。


もう1つの事例として、Congratulations on Your Promotion の前置詞は on じゃないとダメなのか？ for, to, aboutだとダメなのか？

正しくは on みたいですが、for, to, aboutでも意味は通じますし、だからこいつはダメだ、とは絶対になりません。

その理由は、次のとおりです。

1. このメールの本題は昇進へのお祝いであり、前置詞の正確性ではない
2. 英語話者の8割かつ世界人口の95%を締める非ネイティブ（※）のほとんどはonじゃなきゃいけない理由を知らない可能性が高い
3. 相手がそれを知ってるネイティブまたは非ネイティブだとしても、1と同じ理由で大した問題にはならない

定型パターンを参考にしつつも、細かいことにとらわれ過ぎず、自分の頭で自由に考え、伸び伸びと英語メールを書いていただけると、この記事を書いた甲斐があり、わたしもうれしく思います。

まとめ

■英語TOPページ

失敗しない英語学習法：基礎・独学・オンライン英会話・コーチング・アプリ x TOEIC

英語学習には、何年もの地道な努力が必要で、近道などない。 これは半分正しくて、半分間違っている、というのが私の考えです。 確かに英語学習には何年もの地道な努力が必要ですが、近道はあります。 今までに何 ...

続きを見る

■転職TOPページ

【脱・失敗】転職・退職の注意点と解決方法

5回転職してわかった10のこと 人生は転職で本当に変わる。 転職先は意外な程たくさんある。 ホワイト企業は普通に存在する。 ダメな会社は優秀な人から辞めて行く。 転職に罪悪感は不要。社員に辞められる会 ...

続きを見る