【英語メール書き方Tips】外資系グローバル企業で学んだビジネス頻出表現、例文、詳細記事まとめ

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【英語メール書き方Tips】外資系グローバル企業で学んだ頻出表現、例文、詳細記事まとめ

本記事は、目次のテーマを以下の3つに整理して紹介します。

  • 頻出表現 (代表的な例を2〜3つ選びました)
  • 例文 (クリックで開きます)
  • 詳細記事へのリンク (さらなる詳細はこちらへ)

この記事を書いた人

今年で外資系歴9年目になる、日本生まれ日本育ちの日本人です。独学でここまできた経験を、日本人英語学習者のために共有しています(詳細プロフィールはこちら▶︎)。

今までに書いた英語メールは1万件以上、読んだのは3万件以上(※)。この記事はそんな経験に基づいて書かれています。

※数え方

  • 書いた数:1日平均10件、年間200日労働で 10x200x7年=14,000件
  • 読んだ数:書いた数の3倍(感覚値)

外資系グローバル企業で学んだ - ビジネス頻出表現、例文、詳細記事まとめ

件名/タイトル

頻出表現

  • Please Read: The Summary of the Client Meeting
  • (お読みください:クライアントミーティングの要約)

  • Action Required: Complete the Security Policy Training by Oct 31st EOB
  • (要アクション:10/31の業務終了までにセキュリティーポリシートレーニングを完了してください。)

  • Response Required: Update the Progress Tracker by the End of this Week
  • (要返信:今週中に進捗トラッカーを更新してください。)

▼例文(件名クリックで開きます)

件名: Important: The Contract Change and Main Impacts to Us

Dear Team,

I'm writing to inform you that the contract with the Client A has been changed and main impacts to us are summarized as follows.

(クライアントAとの契約が変更となったことをご連絡するとともに、私たちへの主なインパクトを以下にまとめました。)

  • AAAAAAAAAA.
  • BBBBBBBBBB.
  • CCCCCCCCCC.
  • DDDDDDDDDD.
  • EEEEEEEEEE.

For more details, please see the attached file.

(詳細は添付ファイルをご確認ください。)

If you have any questions, please let me know.

(ご質問があればお知らせください。)

Thank you.

Best regards,
Taro

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宛名/宛先

頻出表現

  • Dear, (フォーマル)
  • Hi, (フレンドリー)
  • To whom it may concern, (ご担当者様)

▼例文(件名クリックで開きます)

件名: RE: Proposed Action to Issue X

Dear John,

Thank you for your reply.

(ご返信ありがとうございます。)

We have no objections to your comments.

(あなたのコメントに異論ありません。)

We will proceed accordingly and keep you updated.

(そのように進め、随時進捗をお知らせします。)

Thank you.

Kind regards,
Taro

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書き出し

頻出表現

  • I hope you are well.
  • This is 〇〇. (ファーストネーム)
  • I'm writing to ~.

▼例文(件名クリックで開きます)

件名: Please Provide Your Inputs

Dear John, Jane and Mary,

I hope you are well.

(あなたがお元気であることを望みます。)

This is Taro, Medical Writer from Japan.

(日本のメディカルライター、太郎です。)

I'm writing to ask you to provide your inputs to the comments in the attached file.

(添付ファイル内のコメントに、インプットをお願いします。)

John, please see the Comments A1~A3.
Jane, please see the Comments A4~A6.
Mary, please see the Comments A7~A9.

(ジョンはコメントA1~A3、ジェーンはコメントA4~A6、マリーはコメントA7~A9を見てください。)

If you have any questions, please let me know.

(ご不明点があればお知らせください。)

Thank you.

Kind regards,
Taro

さらに詳しく

文末の結び

頻出表現

  • Best regards, (最上級に丁寧)
  • Kind regards, (丁寧)

▼例文(件名クリックで開きます)

件名: RE: Approval Required on Nov 26th or 27th

Dear John,

Thank you for your reply.

(ご返信ありがとうございます。)

As mentioned below, we may ask your approval on Nov 26th Mon or 27th The.

(下記メールの記載のとおり、11/26(月)または27(火)にあなたの承認が必要になるかもしれません。)

Please keep your eyes on this.

(引き続き本件へのご注意をお願いします。)

Thank you.

Kind regards,
Taro

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催促/リマインド

頻出表現

  • Please allow me to send you a gentle reminder.
  • (リマインドさせていただきます。)

  • May I follow up this?
  • (本件はその後いかがですか?)

  • I'm afraid that you are busy with other works, but ~
  • (他の業務でお忙しいとは思いますが〜)

▼例文(件名クリックで開きます)

件名: [Urgent] Your Approval Required Within Today

Dear John,

I'm afraid that you are busy with other works, but please allow me to ask you this as per the XXX Manual.

(他のお仕事でお忙しいとは思いますが、XXXマニュアルにもとづいてお願いさせていただきます。)

We need your approval WITHIN TODAY at your local time, otherwise we will not be able to meet the submission deadline of YYY, and the next submission will have to be postponed one month later.

(あなたの現地時間で今日中に、あなたの承認が必要です。でないと、私たちはYYYの提出期限に間に合わなくなり、次の提出は1ヶ月後に延期せざるを得なくなります。)

Again, I imagine you are busy, but please take care of this so that we can meet our timeline.

(お忙しいことと思いますが、タイムラインを守れるよう、本件をよろしくお願いします。)

We look forward to your approval.

(ご承認をお待ちしています。)

Thank you.

Best regards,
Taro

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お願い/依頼

頻出表現

  • Please ~.
  • Would/could you please ~?
  • It would be highly appreciated if you could ~.
  • (もし〜していただけますと大変ありがたく存じます。)

▼例文(件名クリックで開きます)

件名: [Time Sensitive] Help Needed Within Today (If Possible, Please)

Time Sensitive

(直訳=時間に敏感、意訳=時間内にやる必要がある)

Dear Jane,

I'm writing to ask you if you could complete your review/approval to the attached files WITHIN TODAY at your local time.

(本日中に添付ファイルのレビューと承認をお願いできるか確認させてください。)

I imagine it is not easy for you to deal with this type of urgent request, because I understand you have 5 working days for this task as per the XXX Plan.

(このような緊急リクエストに対応することは簡単ではないと想像しています、なぜならXXXプランに従えばあなたの持ち時間は5日ある事を私も知っているためです。)

I feel terribly sorry that I have to ask this. But this is based on the comments from and the re-submission deadline set by YYY in Australia.

(このようなお願いをせざるを得ないことを、大変申し訳なく思います。しかし、オーストラリアのYYYからコメントがあり、再提出期限も指定されてしまったという事情がありまして。)

If we couldn't meet this deadline, we wouldn't be able to move forward to the next step, ZZZ. Our schedule would be delayed by two weeks.

(もし私たちがこの締め切りを守れなかった場合、次のZZZというステップに進むことができなくなります。私たちのスケジュールは二週間遅れることになります。)

If "within today" is not possible, please consider "within two working days."

(もし「本日中」が不可能であれば、「2日以内」をご検討ください)

It would be highly appreciated if you could do this within today. If you or your team happen to have time today, your or your team cooperation would be much appreciated. If possible, please.

(本日中にご対応いただけますと、本当にありがたく思います。もしあなた又はあなたのチームが、偶然にも本日時間があれば、あなた又はあなたのチームのご協力に感謝いたします。もし可能でしたら、お願いします。)

Thank you so much in advance.

Best regards,
Taro

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挨拶/はじめまして

頻出表現

  • My name is ~/I am ~
  • I am contacting you ~
  • (〜の件でご連絡しています。)

▼例文(件名クリックで開きます)

件名: ポジション名 Opportunity at 会社名

Dear Taro,

I hope you are doing well tonight, my name is Jane Smith and I work at 会社名. As the Global Director of Talent Acquisition, I have noticed your profile in LinkedIn and it made me decide to reach out to you since you have quite an impressive background.

(今晩お元気であることを望みます。私は会社名のジェーン・スミスです。人材獲得のグローバルディレクターとして、LinkedInであなたのプロフィールを拝見し、あなたのバックグラウンドに感銘を受けたため、ご連絡しています。)

I'm not sure if now is the right time for you to consider a career move, but we have ポジション名 at 会社名 and many other opportunities that you may have interests in.

(あなたにとって今が転職を考える適切なタイミングかはわかりませんが、あなたが興味を持つかもしれないポジション名 at 会社名やその他の多くの転職案件があります。)

If you are open to talk with me, please let me know.

(もし私とお話ししていただけるなら、ぜひお知らせください。)

Look forward to hearing from you!

(お返事をお待ちしています!)

Best regards,
Jane

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お礼/感謝/ありがとう

頻出表現

  • Thank you for your email.
  • I really appreciate your commitment and dedication to this project.
  • (このプロジェクトへのあなたのコミットと献身に大変感謝しております。)

▼例文(件名クリックで開きます)

件名: Thank you: Meeting on Nov 26th (Mon)

Dear Jane,

Thank you for taking your time to the meeting with us yesterday.

(昨日はミーティングのお時間をいただきありがとうございました。)

I'm so glad that we had valuable discussion and that the direction we should go was almost fixed.

(貴重な議論ができたこと、進むべき方向性がほぼ確定したことを、とてもうれしく思います。)

I will draft the contract as per our discussion and send you it within this week.

(議論のとおりに契約書を起案し、今週中にお送りします。)

Thank you again and have a nice week ahead.

(あらためて、ありがとうございます。良い一週間を。)

Best regards,
Taro

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誘いを断る/欠席する/休みを取る

頻出表現

  • I can't attend the meeting today because of another urgent meeting.
  • (他の緊急ミーティングのため本日のミーティングに参加できません。)

  • I will be absent from the class today, because of illness.
  • (体調不良のため本日の授業を欠席します。)

  • I will take annual leave on Nov 22nd (Thr).
  • (11/22(木)は有給休暇を使用します。)

▼例文(件名クリックで開きます)

件名: Unable to Attend Today's Meeting

Dear all,

I can't attend the meeting today, because of another urgent meeting.

(私は本日のミーティングに参加できません。理由は他の緊急ミーティングのためです。)

Instead, Jane kindly will be my backup for our meeting. Thank you Jane!

(私の代わりに、Janeが私たちのミーティングに参加してくれます。ありがとうジェーン!)

Thank you for your understanding.

(皆様のご理解に感謝します。)

Kind regards,
Taro

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添付ファイル/リンク貼り

頻出表現

  • Please find attached the file.
  • (添付ファイルをご覧ください。)

  • I have linked below ~.
  • (以下に〜をリンクしました。)

  • I have saved/uploaded ~ in the following folder/link.
  • (〜を以下のフォルダ/リンクに保管/アップロードしました。)

▼例文(件名クリックで開きます)

件名: Agenda for the Upcoming Meeting and Minutes from Last week's Meeting

Dear all,

I have linked below the agenda for the upcoming team meeting. The meeting minutes from last week’s meeting are also linked below.

(次回ミーティングのアジェンダを以下にリンクしました。先週のミーティングの議事録も以下にリンクしています。)

The agenda for the upcoming meeting
The meeting minutes from last week’s meeting

If you have any questions, please let me know.

(ご質問がありましたらお知らせください。)

Kind regards,
Taro

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略語

頻出表現

  • COB : Close of Business
  • (就業時間終了時)

  • TBD : To Be Determined
  • (検討中)

  • NA : Not Applicable, Not Available
  • (該当なし、入手不可)

▼例文(件名クリックで開きます)

件名: Review Required by Dec 7th (Fri) COB

Dear all,

Please review the first draft of Document A I have linked below.

(以下にリンクした文書A初案のレビューをお願いします。)

URL: XXXXXXXXXXXXX

Notes

(備考)

  • Comments A5~7: TBD by Legal
  • (コメントA5~A7:法務にて検討中)

  • Comment A10: NA to this project
  • (コメントA10:このプロジェクトには該当せず)

Deadline

(締め切り)

Dec 7th (Fri) COB at your local time.

(12/7(金)の就業終了時間(あなたの現地時間))

If you have any questions, please let me know.

(ご質問がありましたらお知らせください。)

Thank you.

Kind regards,
Taro

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誤送信の訂正/再送

頻出表現

  • Please allow me to correct the previous email.
  • (先ほどのメールを訂正させてください。)

  • Sorry. I forgot the attachment.
  • (すみません。添付ファイルを忘れました。)

  • I'm sorry that I accidentally sent the previous email to you. Please discard.
  • (すみません。先ほどのメールは誤送信のでした。破棄してください。)

▼例文(件名クリックで開きます)

件名:Correction: RE: Project A: Timeline

Dear all,

Please allow me to correct the previous email. I have found a typo.

(先ほどのメールを訂正させてください。誤記がありました。)

Incorrect: The final version will be available on 01Feb2018
Correct: The final version will be available on 01Feb2019

(ファイナルバージョンは20XX年に入手可能となります。)

I'm sorry for this inconvenience.

(ご不便をおかけし申し訳ございませんでした。)

Thank you.

Kind regards,
Taro

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質問、問い合わせ、確認

頻出表現

  • I have a question about XXX.
  • (XXXについて質問があります。)

  • I would like to ask you the following questions.
  • (下記事項について質問させてください。)

  • May I understand that S+V~?
  • (S+V~と理解して良いですか?)

▼例文(件名クリックで開きます)

件名: 件名: Question about XXXXX

Dear Customer Support,

I would like to ask you the following questions.

(下記事項について質問があります。)

  • AAAAAAAAAA?
  • BBBBBBBBBB?
  • CCCCCCCCCC?

I look forward to hearing from you soon.

(ご返信をお待ちしています。)

Thank you.

Best regards,
Taro

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本記事は、以上です。


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K

日系企業を3年未満で退職し、外資系9年目(3社目)。現職はメディカルライターとして、新薬の開発/承認申請に関する文書を書いています。日本で生まれ、日本で育ち、日本で英語を勉強しました(TOEIC 915@2019年)。帰国子女でも留学経験者でもない、普通の日本人だからこそ伝えられることを、英語、転職を中心に発信していきます。詳細プロフィールはこちら

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